W logistyce sektora opieki zdrowotnej ostatnia mila stała się najdroższym, najbardziej nieprzewidywalnym i najważniejszym pod względem operacyjnym etapem łańcucha dostaw. Stanowiąc nawet 30% całkowitych kosztów realizacji zamówień1, błędy na tym etapie wpływają nie tylko na efektywność, ale mogą też bezpośrednio oddziaływać na jakość opieki nad pacjentem, zgodność z wymogami i ciągłość działalności.
W branży, w której precyzja nie podlega negocjacjom, a opóźnienia mogą bezpośrednio wpływać na wyniki leczenia pacjentów, taki poziom nieefektywności stanowi poważną słabość. Ponieważ dostawcy usług opieki zdrowotnej zmagają się z rosnącymi kosztami operacyjnymi, złożonymi regulacjami i rozszerzającą się siecią punktów dostaw, obsługa ostatniej mili stała się strategicznym wyzwaniem.
Dlaczego ostatnia mila kosztuje tak dużo?
Połączenie nieefektywności i specyficznych wymagań sektora opieki zdrowotnej powoduje nieproporcjonalnie wysokie koszty obsługi ostatniej mili. W przeciwieństwie do transportu długodystansowego, w którym towary są przewożone w dużych partiach między stałymi węzłami, obsługa ostatniej mili jest często rozdrobniona i charakteryzuje się niską „gęstością punktów dostawy”, ponieważ niewielkie ilości są dostarczane do wielu różnych lokalizacji.
Niepodlegające negocjacjom wymagania logistyki w sektorze opieki zdrowotnej dodatkowo pogłębiają te nieefektywności. Dostawy często obejmują produkty farmaceutyczne wrażliwe na temperaturę, produkty serializowane o wysokiej wartości lub krytyczne próbki patologiczne. Wymaga to specjalistycznej obsługi, ścisłego przestrzegania Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej (GDP) oraz niezawodnego dowodu dostarczenia (POD).
Gdy dostawa kończy się niepowodzeniem – czy to z powodu błędnego adresu, braku podpisu, czy przerwania łańcucha dostaw – koszt nie ogranicza się wyłącznie do finansowych skutków niezrealizowanej dostawy, lecz obejmuje także potencjalne zagrożenie dla bezpieczeństwa pacjenta i/lub straty związane z regulowanymi zapasami o wysokiej wartości.
„Wdrażając elastyczne platformy do zarządzania dostawami w czasie rzeczywistym, organizacje ochrony zdrowia mogą przekształcić logistykę ostatniej mili.”
Brak widoczności
Jednym z głównych czynników odpowiadających za to obciążenie kosztowe, sięgające 30 %, jest brak widoczności w czasie rzeczywistym. Wiele operacji logistycznych w sektorze opieki zdrowotnej opiera się na systemach rozproszonych lub procesach ręcznych. Typowy scenariusz obejmuje system oparty na papierowych dokumentach przewozowych, w którym status przesyłki jest znany dopiero wtedy, gdy fizyczna kopia zostanie zwrócona do magazynu po kilku godzinach lub dniach.
Ten brak widoczności prowadzi do powstania reaktywnego modelu działania. Spedytorzy widzą opóźnienie dopiero wtedy, gdy już do niego dojdzie. Nie mogą proaktywnie przekierować kierowcy stojącego w korku ani sprawdzić, czy lek onkologiczny wrażliwy na temperaturę został dostarczony w wymaganym czasie. Ten brak przejrzystości prowadzi do nieefektywności, które zwiększają koszty, w tym do niepotrzebnych nadgodzin, marnowania paliwa na zbędne przejazdy oraz obciążeń administracyjnych związanych z poszukiwaniem potwierdzeń dostarczenia.
Przeprojektowanie obsługi ostatniej mili w celu zwiększenia efektywności
Aby rozwiązać problem tych 30%, dostawcy usług opieki zdrowotnej powinni wyjść poza samo przewożenie towarów i przyjąć skoordynowany, widoczny model dostaw. Wymaga to przejścia na platformy oferujące kompleksową kontrolę, które przekształcają obsługę ostatniej mili z centrum kosztów w strategiczne narzędzie umożliwiające bezpieczną, zgodną z wymogami opiekę nad pacjentem.
Nowoczesne systemy elektronicznego dowodu dostarczenia (ePOD) zastępują papierowy obieg dokumentów przewozowych cyfrowym śledzeniem. Każdy skan – od momentu rozpoczęcia trasy przez kierowcę aż po przekazanie z podpisem cyfrowym i weryfikacją fotograficzną – jest przesyłany natychmiast.
Taki poziom widoczności pozwala menedżerom logistyki natychmiast identyfikować problemy i reagować, zanim dostawy zakończą się niepowodzeniem. Standardowa aplikacja kurierska nie wystarczy dystrybutorowi obsługującemu zarówno hurtowe dostawy produktów farmaceutycznych, jak i zakaźne próbki patologiczne.
Solidna platforma umożliwia tworzenie niestandardowych przepływów pracy, które prowadzą kierowców przez obowiązkowe kontrole pojazdu, informują ich o określonych wymaganiach temperaturowych oraz zapewniają zgodność z przepisami, takimi jak Dyrektywa w sprawie sfałszowanych produktów leczniczych (FMD) oraz umowy dotyczącej międzynarodowego drogowego przewozu towarów niebezpiecznych (ADR). Dzięki zintegrowaniu wymogów zgodności z operacyjnym przepływem pracy dostawcy zmniejszają ryzyko błędów ludzkich i kosztownych naruszeń przepisów.
Obsługa ostatniej mili nie funkcjonuje w oderwaniu od innych procesów. Aby maksymalnie zwiększyć efektywność, zarządzanie dostawami musi być zintegrowane z systemami magazynowymi i zarządzania zapasami. Gdy platforma taka jak ZetesChronos stanowi część szerszego pakietu obejmującego zarządzanie magazynem (ZetesMedea) oraz narzędzia do serializacji (ZetesAtlas), dostawcy zyskują jedno spójne źródło danych.
Łączność od początku do końca zapewnia, że właściwy produkt zgodny z przepisami zostanie pobrany, załadowany w kolejności optymalnej dla danej trasy i prawidłowo dostarczony już za pierwszym razem, eliminując straty wynikające z błędnych wysyłek i nieoptymalnego załadunku.
Budowanie odpornego łańcucha dostaw
W warunkach rosnącego popytu, presji regulacyjnej i minimalnych marż nie ma miejsca na nieefektywność. Rozwiązaniem nie jest chodzenie na skróty, lecz inwestowanie w inteligentne rozwiązania.
Wdrażając elastyczne platformy do zarządzania dostawami w czasie rzeczywistym, organizacje z sektora opieki zdrowotnej mogą przekształcić logistykę ostatniej mili. Mogą odejść od reaktywnego, kosztownego modelu działania na rzecz modelu proaktywnego i zapewniającego pełną widoczność, zapewniając bezpieczne, zgodne z przepisami i terminowe dostarczanie krytycznego zaopatrzenia medycznego.
1 Zetes eBook, Pierwszy i ostatni kilometr jako czynnik sukcesu handlu detalicznego i logistyki