כאשר עוסקים בלוגיסטיקה בתחום שירותי הבריאות, השלב האחרון של המשלוח הפך לחלק היקר ביותר, הבלתי צפוי ביותר והקריטי ביותר מבחינה תפעולית בשרשרת האספקה. במצב שבו חלקו של שלב זה יכול להגיע עד 30% מסך העלויות הקשורות לאספקת ההזמנות1, הרי שכשלים לא פוגעים רק ביעילות התפעולית, אלא עלולים להשפיע באופן ישיר על איכות הטיפול במטופלים, על העמידה בדרישות רגולטוריות ועל הרציפות העסקית.
בענף שבו דיוק אינו נתון למשא ומתן ועיכובים עלולים להשפיע באופן ישיר על תוצאות הטיפול, רמת חוסר יעילות כזו מהווה נקודת תורפה משמעותית. בעוד שספקי שירותי בריאות מתמודדים עם עלויות תפעול הולכות וגדלות, רגולציה מורכבת ורשת מתרחבת של נקודות מסירה, שלב המסירה ללקוח הפך לנקודת לחץ אסטרטגית.
מהן הסיבות לעלויות הגבוהות כל כך בשלב המסירה ללקוח?
שילוב של חוסר יעילות תפעולית ודרישות ייחודיות המאפיינות את תחום שירותי הבריאות גורם לעלויות גבוהות באופן בלתי פרופורציונלי בשלבי המשלוח האחרונים. בניגוד להובלה למרחקים ארוכים, שבה סחורות מועברות בכמויות גדולות בין מרכזים לוגיסטיים קבועים, שלב המסירה ללקוח מאופיין לעיתים קרובות בפעילות מפוצלת ומצריך נסיעות רבות בין נקודות מסירה מרוחקות יחסית זו מזו, לצורך אספקת כמויות קטנות למספר רב של יעדים מגוונים ("צפיפות" נמוכה של נקודות מסירה).
האופי המחמיר של הדרישות הלוגיסטיות בתחום שירותי הבריאות, מעצים עוד יותר את חוסר היעילות הזה. המשלוחים כוללים לעיתים קרובות תרופות רגישות לתנאי טמפרטורה, מוצרים בעלי ערך גבוה הנושאים מספר סידורי ייחודי, או דגימות פתולוגיות בעלות חשיבות קריטית. הדבר מחייב ניטול ייעודי, עמידה קפדנית בכללי הפצה נאותה (GDP) והוכחת מסירה (POD) אמינה ובלתי ניתנת לערעור.
כאשר מסירה ללקוח נכשלת, בין שהסיבה היא כתובת שגויה, חתימה שלא התקבלה ובין שזהו שיבוש של שרשרת האספקה, העלות לא מסתכמת במשמעות הכספית בלבד של מסירה שלא בוצעה; היא עלולה לגרום גם לפגיעה בבטיחות המטופלים ו/או לאובדן כספי של מלאי מפוקח בעל ערך גבוה.
"באמצעות הטמעת פלטפורמות גמישות לניהול מסירות בזמן אמת, ארגונים בתחום שירותי הבריאות יכולים לחולל שינויים חשובים בלוגיסטיקה שמאפיינת את שלבי המסירה ללקוחות."
פער הנראות
אחד הגורמים המרכזיים לנטל העלויות של 30% הוא היעדר נראות בזמן אמת. פעילויות לוגיסטיות רבות בתחום שירותי הבריאות ממשיכות להישען על מערכות מפוצלות או על תהליכים ידניים. תרחיש נפוץ הוא שימוש בתעודות משלוח מנייר, הגורם לכך שסטטוס המשלוח ידוע רק לאחר שהעותק הפיזי חוזר למרכז הלוגיסטי, שעות או אף ימים לאחר מכן.
היעדר הנראות הזה יוצר סביבת עבודה תגובתית במקום ניהול יזום. מנהלי השילוח לא יכולים לזהות עיכוב אלא לאחר שהוא כבר התרחש. הם לא יכולים לשנות מבעוד מועד את מסלול הנסיעה של נהג שנתקע בפקק, או לוודא שתרופה אונקולוגית רגישה לתנאי טמפרטורה נמסרה ללקוח במסגרת חלון הזמן הנדרש. חוסר השקיפות הזה מוביל לחוסר יעילות שמגדיל את העלויות, לרבות שעות נוספות מיותרות, דלק שמתבזבז על נסיעות לא נחוצות, ועומס אדמיניסטרטיבי שכרוך במעקב אחר אישורי מסירה.
תכנון מחדש של שלב המסירה ללקוח לצורך שיפור היעילות
כדי להתמודד עם בעיית ה-30%, על ארגוני בריאות להפסיק לראות בשלב המסירה פעילות הובלה בלבד ולאמץ מודל משלוחים מתוזמר המאפשר נראות מלאה של כל המשתנים. הדבר מחייב מעבר לפלטפורמות המספקות אפשרות שליטה מקצה לקצה, והופכות את שלב המסירה ללקוח (המקטע האחרון / last mile) ממוקד עלות למרכיב אסטרטגי התומך בטיפול בטוח במטופלים תוך עמידה בדרישות הרגולציה.
מערכות מודרניות אלקטרוניות להוכחת מסירה (ePOD) מחליפות את תעודות המשלוח הידניות באמצעי מעקב דיגיטליים. כל סריקה – החל ברגע שבו הנהג מתחיל את מסלולו וכלה במסירה בפועל, שכוללת חתימה דיגיטלית ואימות באמצעות צילום – מועברת באופן מיידי.
רמת זו של נראות מאפשרת למנהלי הלוגיסטיקה לזהות בעיות בזמן אמת ולהגיב אליהן לפני שנוצר מצב שבו המסירה ללקוח נכשלת. יישום שליחויות סטנדרטי לא מספק עבור מפיץ המטפל במגוון רחב של משלוחים – החל בכמויות גדולות של תרופות וכלה בדגימות פתולוגיות זיהומיות.
פלטפורמה מתקדמת מאפשרת ליצור תהליכי עבודה מותאמים לצרכים, שמנחים את הנהגים בביצוע בדיקות רכב נדרשות, מתריעים על דרישות טמפרטורה ייחודיות ומבטיחים עמידה בדרישות רגולטוריות כגון הדירקטיבה למניעת תרופות מזויפות, Falsified Medicines Directive (FMD), וההסכם האירופי ADR להובלת חומרים מסוכנים . על-ידי שילוב של עמידה בדרישות כחלק בלתי נפרד מתהליך העבודה התפעולי, יכולים הארגונים לצמצם את הסיכון לטעויות אנוש ולהפרות רגולטוריות שעלולות להיות יקרות.
שלב המסירה ללקוח לא מתבצע בנפרד משאר שרשרת האספקה. כדי למקסם את היעילות, ניהול המסירה ללקוח חייב להיות מחובר למערכות ניהול מחסנים ומלאי. כאשר פלטפורמה כמו ZetesChronos מהווה חלק מחבילת פתרונות רחבה יותר הכוללת ניהול מחסנים (ZetesMedea) וכלי סריאליזציה (ZetesAtlas), הארגון נהנה ממקור מידע אחיד ואמין לכלל התהליכים.
קישוריות מקצה לקצה מבטיחה שהמוצר הנכון, העומד בדרישות הרגולציה, ייאסף, יועמס בסדר המיטבי בהתאם למסלול הנסיעה ויימסר ללקוח בצורה מדויקת כבר בניסיון הראשון, תוך מניעת בזבוז שנובע ממשלוחים שגויים ומטעינה לא יעילה.
בניית שרשרת אספקה עמידה
בסביבה המתאפיינת בביקוש הולך וגובר, לחץ רגולטורי ושולי רווח מצומצמים, לא ניתן עוד להשלים עם חוסר יעילות. הפתרון לא טמון בקיצורי דרך, אלא בהשקעה בניהול חכם ומבוסס נתונים.
באמצעות הטמעת פלטפורמות גמישות לניהול מסירות בזמן אמת, ארגונים בתחום שירותי הבריאות יכולים לשנות מן היסוד את הלוגיסטיקה שמאפיינת את שלבי המסירה ללקוחות. הם יכולים לעבור מפעילות תגובתית ועתירת עלויות לפעילות יזומה, שקופה שמאופיינת בנראות מלאה, ולהבטיח שאספקה רפואית חיונית תגיע ליעדה בבטחה, בהתאם לדרישות הרגולציה ובזמן.
1 eBook Zetes, נקודת ההפצה (first mile) והמסירה ללקוח (last mile) כגורמים להצלחה של הקמעונאות והלוגיסטיקה