Nel settore sanitario, il last mile è oggi diventato l’anello della supply chain più costoso, imprevedibile e critico dal punto di vista operativo. Considerato che può assorbire fino al 30% dei costi totali di evasione degli ordini1, qualsiasi criticità in questa fase compromette non solo l’efficienza operativa, ma anche la qualità dell’assistenza, la conformità e la continuità del servizio.
In un contesto in cui la precisione è imprescindibile e i ritardi possono influire direttamente sugli esiti per i pazienti, un tale livello di inefficienza rappresenta una vulnerabilità rilevante. Con l’aumento dei costi operativi, la crescente complessità delle normative e l’espansione della rete di punti di consegna, il last mile si sta trasformando in una delle principali sfide strategiche della logistica.
Perché il last mile ha costi così elevati
I costi sproporzionatamente elevati del last mile sono il risultato di una combinazione di inefficienze e di esigenze peculiari del settore sanitario. A differenza del trasporto a lunga percorrenza, in cui le merci vengono movimentate in grandi volumi tra centri logistici fissi, il last mile presenta un’elevata frammentazione e una bassa densità di consegna, con piccole quantità distribuite a una molteplicità di destinazioni eterogenee.
Ad accentuare queste inefficienze contribuiscono i rigorosi requisiti della logistica sanitaria. Le consegne possono includere farmaci a controllo costante della temperatura, prodotti serializzati ad alto valore e campioni patologici critici. Per questo motivo sono necessari processi di gestione dedicati, il pieno rispetto delle buone pratiche di distribuzione (GDP) e sistemi con prove di avvenuta consegna (POD) affidabili e sicuri.
Quando una consegna non viene completata correttamente per un indirizzo errato, una firma mancante o l'interruzione della catena, le conseguenze non si limitano al solo costo della mancata consegna, ma possono incidere anche sulla sicurezza dei pazienti o causare la perdita di prodotti di alto valore soggetti a requisiti normativi.
"Con l'implementazione di piattaforme flessibili per la gestione delle consegne in tempo reale, le aziende sanitarie possono trasformare la logistica del last mile".
Quando manca la visibilità
Un fattore determinante che incide su questo 30% dei costi è la mancanza di visibilità in tempo reale. Molte aziende di logistica operanti in campo sanitario si basano ancora su sistemi frammentati o processi manuali. Non è raro che lo stato di una spedizione venga confermato solo al rientro della documentazione presso il deposito, spesso ore o addirittura giorni più tardi.
Questa mancanza di visibilità genera un contesto operativo di tipo reattivo. I responsabili della distribuzione scoprono i ritardi solo quando è ormai tardi e non sono in grado né modificare proattivamente il percorso di un autista bloccato nel traffico, né di verificare che un farmaco oncologico a temperatura controllata sia stato consegnato entro i tempi richiesti. Questa scarsa visibilità porta a inefficienze che fanno lievitare i costi, tra cui ore di straordinario non necessarie, spreco di carburante dovuto a viaggi ridondanti e attività amministrative extra impiegate per verifiche e ricerca delle conferme di consegna.
Ripensare il last mile in chiave di efficienza
Per affrontare il problema del 30%, le aziende del settore sanitario devono discostarsi da un approccio basato sul semplice trasporto e adottare un modello di consegne integrato, coordinato e trasparente. Ciò implica l’adozione di piattaforme capaci di garantire un controllo end-to-end, trasformando la logistica del last mile da centro di costo a elemento strategico per garantire un’assistenza ai pazienti sicura e conforme.
I moderni sistemi per prove elettroniche di avvenuta consegna (ePOD) sostituiscono la documentazione cartacea con processi di tracciamento digitale. Ogni evento, dalla partenza dell’autista alla consegna confermata tramite firma elettronica e documentazione fotografica, viene scansionato e condiviso in tempo reale.
Questo livello di visibilità consente ai responsabili della logistica di individuare tempestivamente i problemi e intervenire prima che compromettano le consegne. Tuttavia, una semplice app per corrieri non è adeguata alle esigenze di un distributore che movimenta sia grandi volumi di prodotti farmaceutici che campioni patologici infettivi.
Una piattaforma robusta consente di creare workflow personalizzati che guidano gli autisti nell’esecuzione dei controlli obbligatori sul veicolo, li avvisano di requisiti specifici di temperatura e garantiscono la conformità a normative quali la FMD (Falsified Medicines Directive) e l’ADR per il trasporto di merci pericolose. Integrando i requisiti di conformità direttamente nei workflow, le aziende del settore sanitario possono ridurre il rischio di errori umani e di sanzioni per la violazione delle normative.
Il last mile non può essere gestito separatamente. Per assicurare la massima efficienza, i processi di consegna devono essere collegati ai sistemi di magazzino e dell'inventario. Quando una piattaforma quale ZetesChronos fa parte di una suite più ampia che comprende la gestione del magazzino (ZetesMedea) e strumenti di serializzazione (ZetesAtlas), le aziende possono contare su un'unica fonte affidabile da cui attingere i dati.
Una connettività end-to-end garantisce il picking dei prodotti giusti e conformi, il loro caricamento secondo una sequenza ottimale per i percorsi di consegna e il recapito al primo tentativo, eliminando le inefficienze generate da errori di spedizione e da processi di carico non ottimizzati.
Verso una supply chain più resiliente
Di fronte a una domanda crescente, una pressione normativa sempre più schiacciante e margini sempre più esigui, l’inefficienza non è più sostenibile. La risposta non consiste nello scendere a compromessi, ma nell’investire in strumenti intelligenti.
Con l'implementazione di piattaforme flessibili per la gestione delle consegne in tempo reale, le aziende sanitarie possono trasformare la logistica del last mile. Il risultato è il passaggio da una gestione reattiva e inefficiente a un modello proattivo e trasparente, in grado di garantire consegne sicure, conformi e puntuali dei prodotti essenziali per la cura dei pazienti.
1 Ebook di Zetes, First mile e last mile: un fattore di successo per i settori retail e logistica