![Jacoby GM Pharma GmbH Jacoby GM Pharma GmbH](/sites/default/files/styles/webp/public/2021-11/Jacoby%20GM%20Pharma%20GmbH.gif.webp?itok=JRdGyTVB)
Dzięki uproszczeniu procesów magazynowych w swoich sześciu oddziałach firma Jacoby GM Pharma osiągnęła znaczący wzrost przejrzystości i spadek wskaźnika błędów w procesie kompletacji zamówień z 1,6 do 0,5 promila. Ta spółka prywatna wdrożyła również nowy sprzęt Zebra, aby zagwarantować zgodność z wymogami dyrektywy dotyczącej zapobiegania fałszowaniu leków (FMD).
Problem:
- Różne procesy magazynowe w sześciu oddziałach
- Mała przejrzystość statusu kompletacji zamówień
- Dyrektywa FMD wymaga nowych skanerów i procesów
Rozwiązanie:
- Rozwiązanie z zakresu Logistics Execution ZetesMedea
Rezultaty:
- Zgodność z dyrektywą FMD
- Zmniejszenie wskaźnika błędów w kompletacji zamówień z 1,6 do 0,5 promila
- Brak ręcznego wprowadzania
- Wzrost zadowolenia klientów i pracowników
- Uproszczona administracja
- Maksymalna przejrzystość wszystkich przepływów towarów
- Śledzenie procesów i identyfikowalne operacje kompletacji zamówień
- Możliwość stosowania skanerów 2D
Trzy spółki, sześć oddziałów: Spółka Jacoby Pharma GM, austriacki hurtownik farmaceutyczny, powstała w wyniku fuzji spółek prywatnych Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma i Kögl Pharma, dokonanej w latach 2013 i 2015. Dwuetapowa fuzja doprowadziła do utworzenia podmiotu będącego dużym dostawcą o czołowej pozycji rynkowej w zachodniej Austrii. Jednak w sześciu powiązanych ze sobą oddziałach magazynowych i logistycznych stosuje się różne standardy i procesy magazynowe, które nie sprawdzają się w pełni w przypadku urządzeń do gromadzenia danych cyfrowych.
Sprawdzone źródła
„Z uwagi na naszą sytuację w 2018 r. szukaliśmy rozwiązania w zakresie oprogramowania, które pozwoliłoby zoptymalizować i jak najbardziej ustandaryzować nasze procesy we wszystkich oddziałach” – wspomina Andreas Trentinaglia, kierownik projektów i działu IT w oddziale w Innsbrucku. Kolejnym celem inwestycji było zapewnienie zgodności z unijną dyrektywą dotyczącą zapobiegania fałszowaniu leków (FMD) (zob. załącznik). Zgodnie z przepisami tej dyrektywy każde opakowanie jednostkowe musi mieć przypisany unikalny numer seryjny, który przechowuje się w oficjalnej bazie danych razem z danymi o produkcie. Ten numer, który może składać się nawet z 20 cyfr, drukuje się na etykiecie danego opakowania jednostkowego w formie kodu kreskowego 2D macierzy danych. „Wcześniej nasze skanery były przystosowane tylko do kodów kreskowych 1D” – mówi Franz Petrak, upoważniony kierownik ds. zgodności oraz szef działów logistyki i IT w oddziale Braunau.
W zakresie sprzętu od 2009 r. Jacoby GM korzysta z urządzeń do odczytu danych Zebra, dostarczonych przez Zetes Austria. „Mamy dobre doświadczenie związane z Zetes i urządzeniami Zebra, dlatego chcieliśmy skorzystać z tych sprawdzonych źródeł w zakresie nowej generacji skanerów” – podkreśla Trentinaglia, który wraz ze swoim zespołem zdecydował się na wdrożenie dotykowego komputera mobilnego TC8000 i komputera do noszenia na sobie WT6000 wraz ze skanerami pierścieniowymi RS5000. Ekran komputera TC8000 jest skierowany w stronę użytkownika nawet podczas skanowania, dzięki czemu urządzeń nie trzeba obracać przy każdej operacji. Zwiększa to wydajność każdego skanowania.
![Reduce error rate with ZetesMedea](/sites/default/files/inline-images/Jacoby_Scan_nah.jpg)
Niezawodne wskazówki
Podczas wstępnego projektu wymiany sprzętu eksperci Zetes Solution zidentyfikowali również obszary, w których można zwiększyć efektywność dzięki usprawnieniu procesów w magazynie. Hurtownik farmaceutyczny był szczególnie zainteresowany systemem realizacji procesów magazynowych ZetesMedea (WES). „ZetesMedea zrobiło na nas wrażenie szczególnie pod względem tego, jak szybko można je włączyć do naszego środowiska IT” – mówi Trentinaglia. ZetesMedea umożliwia przesyłanie danych dotyczących zamówień i zapasów do i z systemu ERP opracowanego przez Jacoby oraz sprawowanie kontroli nad wszystkimi procesami od przyjęcia towaru po wysyłkę i cyfryzację tych procesów. Zakres ten obejmuje m.in. przyjęcie towaru, przechowywanie towaru, inwentaryzację i kompletację zamówień. W celu niezawodnego wykonywania procesu pracownicy kompletujący zamówienie potrzebują jedynie dostępu do urządzeń mobilnych wyposażonych w aplikację ZetesMedea.
ZetesMedea można również skonfigurować pod kątem wielu różnych procesów, których nie da się zestandaryzować we wszystkich sześciu lokalizacjach. W oddziałach Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburg i Hohenems pojemniki do kompletacji zamówień najczęściej przewozi się ciężarówką z jednej stacji do drugiej, przy czym na każdej stacji napełnia je inna osoba. W Innsbrucku natomiast stosuje się metodę „operator do towaru” (ang. picker-to-goods). „Magazyn w Innsbrucku zajmuje trzy piętra i nie można go zautomatyzować ze względu na konstrukcję budynku ” – wyjaśnia Trentinaglia. Pracownicy przemieszczający się z wózkiem do kompletacji zamówień pomiędzy jednym korytarzem a drugim realizują cztery zamówienia w jednym czasie. Pomiędzy pozostałymi pięcioma lokalizacjami istnieją również drobne różnice w procesie, których nie można zestandaryzować.
Zestandaryzowana aplikacja
W ramach dwóch połączonych warsztatów z pracownikami Jacoby GM Pharma i Zetes w miarę możliwości zdefiniowano i zestandaryzowano wszystkie procesy. „W ramach ZetesMedea możliwe jest również dzielenie zamówień, gdy w okresach największego obciążenia kilka osób kompletujących zamówienia musi pracować nad jednym zamówieniem, aby zmieścić się w wąskich przedziałach czasowych” – informuje Petrak. Dla oddziału w Innsbrucku opracowano specjalny tryb, który zasadniczo zmienia proces w aplikacji ZetesMedea.
Dzięki temu Jacoby GM Pharma może pracować przy użyciu zestandaryzowanej aplikacji ZetesMedea we wszystkich lokalizacjach – w tym celu wystarczy wybrać odpowiedni tryb, a łączność z systemem ERP odbywa się za pomocą tylko jednego centralnego interfejsu. Terminale Zebra wyposażone w aplikację ZetesMedea przypisane są do odpowiednich lokalizacji z myślą o ich łatwej i wygodnej konfiguracji przez administratorów IT firmy Jacoby GM za pośrednictwem panelu ZetesMedea. Wygodę tę zapewnia Platforma Mobilna MCL™, Platforma Aplikacji dla Przedsiębiorstw Mobilnych (MEAP), zaprojektowana specjalnie w celu alokacji procesów łańcucha dostaw.
Scentralizowane zarządzanie
Platforma Mobilna MCL™ umożliwia zarządzanie całą infrastrukturą mobilną, jak również aplikacją i cyklami życia urządzeń. Pozwala ona na szybkie tworzenie, dostarczanie, wykonywanie aplikacji mobilnych i zarządzanie nimi niezależnie od lokalizacji, wdrożonych urządzeń mobilnych lub odpowiedniego systemu operacyjnego. Był to kluczowy czynnik, który umożliwił Jacoby GM Pharma ukończenie wdrożenia ZetesMedea w pierwszych oddziałach w ciągu zaledwie kilku tygodni. „Czas, jaki upłynął od rozpoczęcia projektu w grudniu 2018 r. do jego uruchomienia w Innsbrucku, wyniósł niespełna cztery miesiące, łącznie z warsztatami i fazą koncepcyjną” – wspomina Trentinaglia.
W codziennej praktyce pulpit nawigacyjny służy głównie do zarządzania urządzeniami i zamówieniami. Umożliwia on przegląd wszystkich zleceń kompletacji i stan ich realizacji. Kierownik magazynu może w każdej chwili interweniować, na przykład w celu nadania priorytetu pilnym zamówieniom. Z pulpitu możliwe jest również wykonanie dogłębnej analizy dostępnych danych, czasów przetwarzania i błędów w celu dalszego usprawnienia procesu.
Szybka akceptacja
Po wdrożeniu rozwiązania ZetesMedea pracownicy magazynu szybko zaczęli chętnie z niego korzystać. „Choć w ramach opcji zapasowej zawsze pozwalamy na korzystanie ze starego systemu, nasi pracownicy szybko dobrowolnie decydują się na przejście na ZetesMedea” – mówi Petrak. „Dzięki graficznym wskazówkom dla użytkownika na wyświetlaczach terminali mobilnych oraz wyeliminowaniu ręcznych wpisów rozwiązanie szybko zostało zaakceptowane” – potwierdza Trentinaglia. Znaczący spadek wskaźnika błędów, który był już niski w Jacoby GM Pharma, świadczy również o dużej łatwości użytkowania. „Dzięki ZetesMedea udało nam się zmniejszyć wskaźnik błędów z wielkości mieszczącej się w przedziale 1,6–2,0 promila do jedynie 0,5 promila” – mówi Trentinaglia.
„ZetesMedea zrobiło na nas wrażenie szczególnie pod względem tego, jak szybko można je włączyć do naszego środowiska IT” – mówi Andreas Trentinaglia, kierownik projektów i działu IT w oddziale w Innsbrucku.
Wnioski
Dzięki wykorzystaniu ZetesMedea i wysokowydajnych terminali Zebra firma Jacoby GM Pharma zestandaryzowała wszystkie procesy między przyjęciem towaru a wysyłką, a jej proces kompletacji zamówień stał się bardziej przejrzysty, przyjazny dla użytkownika i niezawodny. Kolejnym krokiem jest cyfryzacja „ostatniego kilometra” w harmonogramie. Jej celem jest podniesienie jakości usług w procesie dostarczenia za pomocą ZetesChronos.
Informacje o spółce Jacoby GM Pharma
Jacoby GM Pharma jest austriackim hurtownikiem farmaceutycznym z siedzibą w Hallein oraz oddziałami w Braunau, Klagenfurcie, Innsbrucku, Salzburgu i Hohenems. Ta spółka prywatna zatrudnia około 400 pracowników, którzy przetwarzają około 170 tys. opakowań produktów medycznych dziennie, i osiąga roczny obrót w wysokości około 400 mln euro. Jacoby GM Pharma posiada własną flotę 35 pojazdów, które codziennie dostarczają towary do aptek, lekarzy i weterynarzy. Zapasy magazynowe wynoszące około 3 mln opakowań i 30 tys. pozycji magazynowych zapewniają dostępność na poziomie 99,1 procent. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej www.jacoby-gm.at
Ogólne informacje: Unijna dyrektywa dotycząca zapobiegania fałszowaniu leków (FMD)
Unijna dyrektywa dotycząca zapobiegania fałszowaniu leków (FMD), która weszła w życie w lutym 2019 roku, przewiduje obowiązkową weryfikację bezpieczeństwa wszystkich wdrożonych opakowań produktów medycznych. Każde sprzedawane opakowanie jednostkowe musi mieć przypisany unikalny numer seryjny, który przechowuje się w oficjalnej bazie danych razem z danymi o produkcie. Ten numer, który może składać się nawet z 20 cyfr, drukuje się na etykiecie danego produktu w formie kodu kreskowego 2D GS1 macierzy danych. Etykieta zawiera również globalny numer pozycji handlowej (GTIN), który jest ważny na całym świecie, datę ważności i numer partii.
W każdym punkcie łańcucha dostaw można sprawdzić legalność sprzedawanego opakowania jednostkowego poprzez zeskanowanie kodu kreskowego za pomocą terminala mobilnego. Terminal mobilny kontaktuje się online z głównym repozytorium, sprawdza autentyczność numeru seryjnego i odczytuje zapisane dane produktu. Następnie użytkownik może natychmiast zweryfikować autentyczność produktu na wyświetlaczu terminala mobilnego.