Jacoby GM Pharma GmbH

Door de magazijnprocessen op alle zes locaties te vereenvoudigen, heeft Jacoby GM Pharma de transparantie sterk verbeterd en is het aantal fouten bij de orderpicking gedaald van 1,6 tot 0,5 promille. Bovendien heeft het bedrijf nieuwe hardware van Zebra uitgerold om te voldoen aan de vereisten van de Europese Richtlijn inzake vervalste geneesmiddelen (FMD).

De uitdaging:

  • Zes locaties met verschillende magazijnprocessen
  • Weinig transparantie over status van orderpicking
  • Nieuwe scanners en processen noodzakelijk vanwege FMD

De oplossing:

  • ZetesMedea, de oplossing voor logistieke uitvoering

De resultaten:

  • Naleving van FMD
  • Fouten bij orderpicking gedaald van 1,6 tot 0,5 promille
  • Geen handmatige invoer meer
  • Tevreden klanten en medewerkers
  • Eenvoudig beheer
  • Totale transparantie van alle goederenbewegingen
  • Tracering van processen en orderpicking
  • Ondersteuning voor 2D-scanners

Drie bedrijven, zes locaties: De Oostenrijkse farmaceutische groothandel Jacoby Pharma GM is ontstaan uit de fusies in 2013 en 2015 tussen de ondernemingen Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma en Kögl Pharma. Uit deze driedubbele fusie is een sterke leverancier ontstaan met een marktleidende positie in het westen van Oostenrijk. Maar de zes magazijn- en logistieklocaties maakten slechts gedeeltelijk gebruik van digitale scanners en werkten met verschillende standaarden en magazijnprocessen.

Beproefde leveranciers

"Vanwege deze situatie gingen we in 2018 op zoek naar een softwareoplossing om de processen op al onze vestigingen te optimaliseren en zo veel mogelijk te standaardiseren", zei projectmanager Andreas Trentinaglia, IT Manager in Innsbruck. Een ander doel van de investering was naleving van de Europese Richtlijn inzake vervalste geneesmiddelen (FMD) (zie inzet). De FMD schrijft voor dat elk verkoopitem een uniek serienummer moet hebben, dat samen met de productgegevens in een officiële database wordt opgeslagen. Dit serienummer heeft maximaal 20 cijfers en wordt in de vorm van een 2D-gegevensmatrix op het etiket van de verpakking afgedrukt. "Onze oude scanners waren alleen geschikt voor 1D-barcodes", zei Franz Petrak, Authorised Officer en Head of Logistics & IT van de locatie Braunau.

Voor zijn hardware maakt Jacoby GM al sinds 2009 gebruik van Zebra-scanners van Zetes Oostenrijk. "We hebben goede ervaringen met Zetes en Zebra, dus we wilden de nieuwe generatie scanners ook afnemen bij deze vertrouwde leveranciers", zei Trentinaglia, die samen met zijn team heeft gekozen voor de TC8000 mobiele computers met aanraakscherm, de WT6000 wearable computer en ringscanners van het type RS5000. Het scherm van de TC8000 zit ook tijdens het scannen aan de kant van de gebruiker, dus het apparaat hoeft niet voor elke scan te worden omgedraaid. Hierdoor gaat het scannen veel sneller.

Reduce error rate with ZetesMedea
 

Waardevolle adviezen

Tijdens het project voor de vervanging van de hardware hebben de experts van Zetes ook een aantal magazijnprocessen in kaart gebracht die gestroomlijnd konden worden. De farmaceutische groothandel was met name geïnteresseerd in het ZetesMedea Warehouse Execution System (WES). "We waren onder de indruk hoe snel ZetesMedea in ons IT-landschap kon worden geïntegreerd", verklaarde Trentinaglia. ZetesMedea kan order- en voorraadinformatie uitwisselen met het eigen ERP-systeem van Jacoby, en het kan alle processen controleren en digitaliseren, van goederenontvangst tot verzending. Tot deze processen behoren de ontvangst en de opslag van goederen, de inventarisatie en de orderpicking. Wanneer de ZetesMedea-app op de mobiele apparaten is geïnstalleerd, kunnen de pickers het proces heel nauwkeurig uitvoeren.

ZetesMedea kan ook worden geconfigureerd voor een reeks uiteenlopende processen die niet op alle zes de vestigingen gestandaardiseerd kunnen worden. In Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburg en Hohenems worden de orderpicking-bakken meestal per heftruck naar het volgende station vervoerd, waar ze door een andere medewerker verder worden gevuld. Maar in Innsbruck maken ze gebruik van de goods-to-picker methode. "Het magazijn in Innsbruck heeft drie verdiepingen en vanwege de indeling van het gebouw kan dit niet worden geautomatiseerd", legde Trentinaglia uit. Er worden vier orders parallel verwerkt door medewerkers die met een wagentje van de ene gang naar de volgende lopen. Ook tussen de andere vijf locaties zijn er kleine verschillen in de processen, die niet gestandaardiseerd kunnen worden.

Gestandaardiseerde applicatie

Alle processen zijn voor zover mogelijk vastgelegd en gestandaardiseerd tijdens twee gezamenlijke workshops met medewerkers van Jacoby GM Pharma en Zetes. "Met ZetesMedea kunnen orders worden gesplitst, zodat tijdens piekuren meerdere orderpickers aan dezelfde order kunnen werken om strakke deadlines te halen", vertelde Petrak. Voor Innsbruck werd een speciale modus ontwikkeld die het proces in de ZetesMedea-app ingrijpend verandert.

Hierdoor kan Jacoby GM Pharma op al zijn locaties met dezelfde, gestandaardiseerde ZetesMedea-app werken, waarbij ze alleen de gewenste modus hoeven te selecteren. Er is één centrale interface naar het ERP-systeem. De Zebra-terminals met de ZetesMedea-app worden toegewezen aan de locaties waarop ze worden gebruikt. Hierdoor kunnen ze gemakkelijk via het ZetesMedea-dashboard worden geconfigureerd door de IT-beheerders van Jacoby GM. Deze handige configuratie wordt mogelijk gemaakt door het MCL™ mobiliteitsplatform, een Mobile Enterprise Application Platform (MEAP) dat speciaal is ontworpen voor de toewijzing van supply chain-processen.

Centraal beheer

More transparency

Het MCL™ mobiliteitsplatform beheert de complete mobiele infrastructuur en de levenscyclus van de applicaties en terminals. Hierdoor kunnen mobiele applicaties snel worden ontwikkeld, gedistribueerd, uitgevoerd en beheerd, onafhankelijk van de locatie, de mobiele apparaten of het besturingssysteem. Dit was een van de redenen waarom Jacoby GM Pharma de uitrol van ZetesMedea naar de eerste locaties al binnen enkele weken had voltooid. "Tussen de start van het project in december 2018 en de go-live in Innsbruck zijn nog geen vier maanden verlopen, inclusief de workshops en de conceptfase", zei Trentinaglia.

 

In de dagelijkse praktijk wordt het dashboard vooral gebruikt voor apparatuur- en orderbeheer. Het dashboard geeft een overzicht van de actuele status van alle pickingorders. De magazijnmanager kan altijd ingrijpen, bijvoorbeeld om dringende orders voorrang te geven. Via het dashboard kunnen de beschikbare data, de verwerkingstijden en de fouten worden geanalyseerd om het proces verder te optimaliseren.

Snelle acceptatie

Na de uitrol werden de magazijnmedewerkers al snel enthousiast om met ZetesMedea te gaan werken. "Hoewel we het oude systeem nog beschikbaar stelden als reservesysteem, wilden onze medewerkers al na korte tijd liever overstappen op ZetesMedea", vertelde Petrak. "Dankzij de grafische informatie op de schermen van de mobiele terminals en het afschaffen van de handmatige gegevensinvoer werd het nieuwe systeem snel geaccepteerd", bevestigde Trentinaglia. De sterke daling van het foutpercentage, dat toch al laag was bij Jacoby GM Pharma, wijst ook op het grote gebruiksgemak. "Dankzij ZetesMedea hebben we het aantal fouten van 1,6 - 2,0 promille teruggebracht tot slechts 0,5 promille", zei Trentinaglia.

"We waren onder de indruk hoe snel ZetesMedea in ons IT-landschap kon worden geïntegreerd", verklaarde projectmanager Andreas Trentinaglia, IT Manager van de vestiging Innsbruck.

Conclusie

Met ZetesMedea en de snelle Zebra-terminals heeft Jacoby GM Pharma alle processen grotendeels geautomatiseerd, van goederenontvangst tot verzending. Bovendien is de orderpicking transparanter, gebruiksvriendelijker en betrouwbaarder geworden. De volgende stap is de digitalisering van de 'last mile' in de planning. Het is de bedoeling de servicekwaliteit van het leveringsproces verder te verbeteren met ZetesChronos.

Over Jacoby GM Pharma

Jacoby GM Pharma is een Oostenrijkse farmaceutische groothandel met hoofdkantoor in Hallein en vestigingen in Braunau, Klagenfurt, Innsbruck, Salzburg en Hohenems. De 400 medewerkers van de particuliere vennootschap verwerken dagelijks zo'n 170.000 verpakkingen met medische producten. De jaarlijkse omzet bedraagt circa 400 miljoen euro. Jacoby GM Pharma heeft een eigen wagenpark van 35 voertuigen, die dagelijks producten leveren aan apotheken, artsen en dierenartsen. Dankzij een magazijnvoorraad van ongeveer 3 miljoen verpakkingen en 30.000 voorraaditems is een leverbaarheid van 99,1% gewaarborgd. Ga voor meer informatie naar www.jacoby-gm.at

Achtergrond: de Europese Richtlijn inzake vervalste geneesmiddelen (FMD)

De Europese Richtlijn inzake vervalste geneesmiddelen (FMD), die in februari 2019 van kracht is geworden, schrijft voor dat de veiligheid van alle verkochte medische productverpakkingen moet worden geverifieerd. Elk verkoopitem moet een uniek, gerandomiseerd serienummer hebben, dat samen met de productgegevens in een officiële database wordt opgeslagen. Dit serienummer heeft maximaal 20 cijfers en wordt in de vorm van een 2D GS1-gegevensmatrix op het etiket van de verpakking afgedrukt. Op het etiket staan ook het wereldwijd geldige GTIN-nummer (Global Trading Item Number), de houdbaarheidsdatum en het batchnummer.

Op elk punt in de supply chain kan worden gecontroleerd of een product legitiem is, door de barcode te scannen met een mobiele terminal. De mobiele terminal maakt online verbinding met de centrale repository, controleert de authenticiteit van het serienummer en leest de opgeslagen productgegevens. De gebruiker kan dan onmiddellijk de authenticiteit van het product verifiëren op het scherm van de terminal.