Jacoby GM

Simplificando los procesos de almacén en sus seis centros, Jacoby GM Pharma ha aumentado considerablemente la transparencia y ha reducido del 1,6 al 0,5 por mil la tasa de error en la preparación de pedidos. Asimismo, esta compañía privada ha implantado un nuevo hardware de Zebra para favorecer el cumplimiento de la Directiva Europea sobre Falsificación de Medicamentos (FMD).

Problema:

  • Seis centros con distintos procesos en el almacén
  • Poca transparencia en el estado de la preparación de pedidos
  • La adaptación a la directiva FMD exige nuevos lectores de códigos y procesos

Solución:

  • Solución de ejecución logística ZetesMedea

Resultado:

  • Conformidad con la directiva FMD
  • Reducción de la tasa de error en la preparación de pedidos, del 1,6 al 0,5 por mil
  • Eliminación de la introducción manual de datos
  • Mayor satisfacción de clientes y empleados
  • Proceso de administración simplificado
  • Máxima transparencia en todos los movimientos de mercancías
  • Seguimiento de procesos y trazabilidad de las operaciones de preparación de pedidos
  • Uso de lectores 2D

Tres compañías, seis centros: La compañía mayorista farmacéutica austriaca Jacoby Pharma GM fue fruto de la fusión en 2013 y 2015 de las empresas privadas Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma y Kögl Pharma. La fusión, efectuada en dos etapas, dio como resultado un potente proveedor con una posición de liderazgo en el mercado de Austria occidental. Sin embargo, sus seis almacenes y centros logísticos se rigen por normas y procesos diferentes, y en ellos se trabaja solo parcialmente con dispositivos digitales de adquisición de datos.

Proveedores de calidad contrastada

“Ante esta situación, en 2018 empezamos a buscar una solución de software para optimizar nuestros procesos en todas las delegaciones y estandarizarlos al máximo”, recuerda Andreas Trentinaglia, director del proyecto y director de TI del centro de Innsbruck. Otro objetivo de la inversión era asegurar la conformidad con la Directiva Europea sobre Falsificación de Medicamentos (FMD) (ver recuadro), según la cual cada unidad a la venta debe tener un número de serie único, que se almacena en una base de datos oficial junto a los datos del producto. Dicho número, que puede contener hasta 20 dígitos, va impreso en el etiquetado de la unidad de venta en un código de barras 2D data matrix. “Sin embargo, antes nuestros lectores solo estaban preparados para códigos de barras 1D”, explica Franz Petrak, agente autorizado y responsable de logística y TI del centro de Braunau.

En cuanto al hardware, desde 2009 Jacoby GM utiliza dispositivos de lectura de datos Zebra de Zetes Austria. “Nuestra experiencia con Zetes y Zebra ha sido buena, así que queríamos continuar con estos proveedores para la nueva generación de lectores”, afirma Trentinaglia, cuyo departamento optó por el terminal móvil TC8000 y el wereable WT6000 junto con los lectores de anillo tipo RS5000. La pantalla del TC8000 está orientada hacia el usuario incluso durante la lectura, por lo que no es necesario voltear los dispositivos. Esto hace mucho más eficiente el proceso.

Reduce error rate with ZetesMedea
 

Guía fiable

Durante el proyecto inicial de sustitución del hardware, los expertos en soluciones de Zetes también identificaron el grado de eficiencia que se podría lograr optimizando los procesos del almacén. El mayorista farmacéutico estaba especialmente interesado en el sistema de ejecución de almacén (WES) ZetesMedea. “ZetesMedea nos impresionó especialmente por la rapidez de integración en nuestra infraestructura informática”, asegura Trentinaglia. ZetesMedea puede intercambiar datos de pedidos y stock con el sistema ERP desarrollado por Jacoby, así como controlar y digitalizar todos los procesos, desde la recepción de los productos hasta su envío. Esto incluye, entre otras informaciones, la recepción de mercancías, el almacenamiento de artículos, el recuento de inventario y la preparación de pedidos. Los operarios, provistos de dispositivos móviles con la aplicación ZetesMedea, pueden desempeñar su labor con total fiabilidad.

ZetesMedea también puede configurarse para toda una serie de procesos que no se pueden estandarizar en los seis centros. En Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburgo y Hohenems, los contenedores de preparación de pedidos se transportan en su mayoría de una estación a otra en camión y son llenados por un empleado diferente en cada estación. Por contra, en Innsbruck se utiliza el método de recogida de mercancías. “El almacén de Innsbruck tiene tres plantas y, por la estructura del edificio, no se puede automatizar”, explica Trentinaglia. Los empleados procesan cuatro pedidos en paralelo desplazándose de un pasillo a otro con un carro de preparación de pedidos. En los otros cinco centros el proceso presenta también pequeñas diferencias que no se pueden estandarizar.

Aplicación estandarizada

En dos sesiones conjuntas con empleados de Jacoby GM Pharma y Zetes, todos los procesos se definieron y estandarizaron lo máximo posible. Según Petrak, “con ZetesMedea también es posible dividir los pedidos cuando varios operarios se ven obligados a trabajar en el mismo pedido en horas de máxima carga para realizar el trabajo en poco tiempo”. Para Innsbruck se ha creado un modo especial que modifica sustancialmente el proceso de la aplicación ZetesMedea.

De este modo, Jacoby GM Pharma puede trabajar con una aplicación ZetesMedea estandarizada en todos los centros seleccionando simplemente el modo apropiado con una sola interfaz centralizada para el sistema ERP. Los terminales Zebra con la aplicación ZetesMedea instalada se asignan a los respectivos centros, para que los administradores de IT de Jacoby GM puedan configurarlos fácil y cómodamente desde el panel de control de ZetesMedea. Esto es posible gracias a MCL™, una plataforma de gestión empresarial móvil (MEAP) diseñada específicamente para asignar los procesos de la cadena de suministro.

Gestión centralizada

More transparency

La plataforma de movilidad MCL™ controla toda la infraestructura móvil, así como la vida útil de aplicaciones y dispositivos. Permite desarrollar, distribuir, ejecutar y gestionar aplicaciones móviles de forma rápida e independientemente de la ubicación, los dispositivos móviles instalados o el sistema operativo utilizado. Este fue un factor clave para que Jacoby GM Pharma pudiera implantar ZetesMedea en los primeros centros en apenas unas semanas. “Entre el inicio del proyecto, en diciembre de 2018, y la puesta en marcha en el centro de Innsbruck, pasaron menos de cuatro meses, incluidos los seminarios y la fase de definición del proyecto”, señala Trentinaglia.

 

En el día a día, el panel de control se utiliza principalmente para gestionar dispositivos y pedidos, y ofrece una visión general de todos los pedidos en preparación y su estado de tramitación. El responsable del almacén puede intervenir en cualquier momento (por ejemplo, para priorizar pedidos urgentes). Además, desde el panel de control también se pueden realizar análisis exhaustivos de los datos disponibles, los ciclos de procesamiento y los errores, a fin de mejorar aún más el proceso.

Excelente acogida

Tras la implantación, los empleados del almacén se mostraron impacientes por utilizar ZetesMedea. “Aunque los empleados tenían la opción de utilizar el sistema antiguo como solución de respaldo, al poco tiempo todos se cambiaron voluntariamente a ZetesMedea”, afirma Petrak. Según Trentinaglia, “la guía gráfica del usuario en las pantallas de los terminales móviles y la eliminación de la introducción manual de datos favorecieron esta buena acogida”. La importante reducción de la tasa de errores, que ya era baja en Jacoby GM Pharma, también demuestra la gran facilidad de uso de la solución. “Gracias a ZetesMedea, pudimos reducir la tasa de errores, que era de entre 1,6 y 2,0 por mil, a sólo el 0,5 por mil”, asegura Trentinaglia.

“ZetesMedea nos impresionó especialmente por la rapidez de integración en nuestra infraestructura informática” - Andreas Trentinaglia, director de IT del centro de Innsbruck

Conclusión

Con ZetesMedea y los terminales de alto rendimiento de Zebra, Jacoby GM Pharma ha estandarizado en gran medida todos los procesos comprendidos entre la recepción y el envío de mercancías, y ha hecho que la preparación de pedidos sea más transparente, práctica y fiable. El siguiente paso será digitalizar la última milla, con el objetivo de aumentar la calidad del servicio en el proceso de entrega con ZetesChronos.

Acerca de Jacoby GM Pharma

Jacoby GM Pharma es una compañía mayorista farmacéutica austriaca con sede en Hallein y sucursales en Braunau, Klagenfurt, Innsbruck, Salzburgo y Hohenems. Esta empresa privada cuenta con una plantilla de unos 400 empleados que procesan diariamente alrededor de 170 000 paquetes de productos médicos, con un volumen anual de negocio que asciende aproximadamente a 400 millones de euros. Jacoby GM Pharma tiene su propia flota de 35 vehículos que diariamente realizan entregas a farmacias, médicos y veterinarios. Con un stock de aproximadamente 3 millones de paquetes y 30 000 artículos, garantizan una disponibilidad del 99,1 %. Para obtener más información, visite www.jacoby-gm.at

Antecedentes: Directiva Europea sobre Falsificación de Medicamentos (FMD)

La Directiva Europea sobre Falsificación de Medicamentos, que entró en vigor en febrero de 2019, prevé la verificación obligatoria de la seguridad de todos los estuches de productos médicos. Cada unidad a la venta debe tener un número de serie único y aleatorio, que se almacena en una base de datos oficial junto con los datos del producto. Dicho número, que puede contener hasta 20 dígitos, va impreso en el etiquetado de la unidad de venta en un código de barras 2D GS1 data matrix. El etiquetado también contiene el número internacional del artículo (o GTIN), que es válido en todo el mundo, la fecha de caducidad y el número de lote.

En cada punto de la cadena de suministro se puede comprobar la autenticidad de la unidad a la venta leyendo el código de barras con un terminal móvil. El terminal móvil contacta con el repositorio centralizado en línea, comprueba la autenticidad del número de serie y lee los datos del producto almacenado. De esta forma, el usuario puede verificar inmediatamente la autenticidad del producto en la pantalla del terminal móvil.