Jacoby GM Pharma GmbH

En simplifiant les processus d'entrepôt sur ses six sites, Jacoby GM Pharma a considérablement accru la transparence tout en réduisant le taux d'erreur dans la préparation des commandes de 1,6 à 0,5 pour mille. En outre, la société privée a déployé un nouvel équipement de Zebra pour se conformer aux exigences de la directive européenne sur les médicaments falsifiés (FMD).

Enjeux :

  • Six sites et des processus différents
  • Peu de transparence sur le statut du picking
  • Nécessité de faire évoluer les processus et les équipements de lecture (conformité FMD)

Solution :

  • ZetesMedea

Résultats :

  • Respect FMD
  • Réduction du taux d'erreur de 1,6 à 0,5 pour mille
  • Suppression de la saisie manuelle
  • Satisfaction accrue des clients et du personnel
  • Administration simplifiée
  • Transparence maximale des mouvements
  • Suivi des processus et traçabilité des opérations
  • Scanners 2D

Trois entités, six sites : Le grossiste-répartiteur pharmaceutique autrichien Jacoby GM Pharma est né de la fusion, en 2013 et 2015, des sociétés privées Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma et Kögl Pharma. Cette fusion en deux temps a engendré un fournisseur puissant, qui occupe une position de premier plan dans l'ouest de l'Autriche. Toutefois, les six sites d'entreposage et de logistique associés utilisent des normes et des processus d'entrepôt différents et tous ne sont pas équipés de dispositifs d'acquisition de données numériques.

Des partenaires fiables et éprouvés

« Dans ce contexte, nous sommes partis à la recherche dès 2018 d'une solution logicielle capable d'optimiser nos processus dans toutes les filiales et les standardiser autant que possible », explique Andreas Trentinaglia, chef de projet et responsable informatique du site d'Innsbruck. Un autre objectif de l'investissement était d'assurer la conformité avec la Directive européenne sur les médicaments falsifiés (FMD) (voir encadré). Celle-ci précise que chaque unité de vente doit comporter un numéro de série unique qui est enregistré dans une base de données officielle avec les données du produit. Ce numéro, qui peut contenir jusqu'à 20 chiffres, est imprimé sur l'emballage de l'unité de vente sous la forme d'un code à barres DataMatrix 2D. « Auparavant, nos scanners ne convenaient que pour les codes à barres 1D », précise Franz Petrak, agent autorisé et responsable de la logistique et de l'informatique sur le site de Braunau.

En ce qui concerne le matériel, Jacoby GM utilise depuis 2009 des systèmes de capture de données Zebra fournis par Zetes Autriche. « Notre expérience avec Zetes et Zebra étant positive, nous voulions également faire appel à ces ressources éprouvées pour la nouvelle génération de scanners », ajoute M. Trentinaglia. Avec son équipe, il a opté pour le terminal mobile tactile TC8000 et le terminal portable WT6000, ainsi que pour les scanners annulaires RS5000. Pour plus d'efficacité, l'écran du TC8000 fait face à l'utilisateur même pendant la lecture, ce qui évite de devoir retourner le terminal à chaque fois.

Reduce error rate with ZetesMedea
 

Des conseils fiables

Lors du projet initial de remplacement des équipements, les experts de Zetes Solution ont également identifié des gains d'efficacité potentiels liés à l'optimisation des processus au sein de l'entrepôt. Le grossiste-répartiteur pharmaceutique était particulièrement intéressé par le système d'exécution d'entrepôt (WES) de ZetesMedea. « ZetesMedea nous a particulièrement impressionnés par la rapidité avec laquelle elle a pu s'intégrer dans notre paysage informatique », déclare M. Trentinaglia. ZetesMedea peut échanger des données sur les commandes et les stocks avec le système ERP développé par Jacoby. De plus, la solution contrôle et numérise tous les processus, de la réception des marchandises jusqu'à l'expédition, en passant notamment par le stockage des articles, l'inventaire et la préparation des commandes. Pour garantir la fiabilité des opérations effectuées par les préparateurs, il suffit que ces derniers utilisent des terminaux mobiles équipés de l'application ZetesMedea.

ZetesMedea peut également être configurée pour prendre en charge un grand nombre de processus, qui ne peuvent pas être standardisés dans les six sites. À Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzbourg et Hohenems, les conteneurs pour la préparation des commandes sont principalement transportés d'une station à l'autre par camion et remplis par un employé différent dans chaque station, alors que le site d'Innsbruck suit une méthode de préparation de commandes de type goods-to-picker (marchandises vers préparateur). « L'entrepôt d'Innsbruck s'étend sur trois étages, et en raison de la structure du bâtiment, il ne peut être automatisé », explique M. Trentinaglia. Quatre commandes sont traitées en parallèle par des employés qui se déplacent d'un corridor à l'autre avec un chariot. Les cinq autres sites présentent également des différences de processus mineures qui ne peuvent pas être standardisées.

Application standard et uniformisée

Deux réunions de travail conjointes rassemblant des employés de Jacoby GM Pharma et de Zetes, ont permis de définir et de standardiser autant que possible tous les processus. « ZetesMedea permet également de fractionner la préparation des commandes, pour que plusieurs préparateurs puissent travailler sur la même commande aux heures de pointe et ainsi respecter des délais serrés », indique M. Petrak. Un mode spécial qui modifie fondamentalement le processus dans l'application ZetesMedea a été créé pour Innsbruck.

Ainsi, Jacoby GM Pharma peut travailler avec une application ZetesMedea standardisée sur tous ses sites en sélectionnant simplement le mode approprié, avec une seule interface centrale vers le système ERP. Les terminaux Zebra équipés de l'application ZetesMedea sont affectés à leurs sites respectifs, ce qui permet aux administrateurs informatiques de Jacoby GM de les configurer facilement via le tableau de bord de ZetesMedea. Cette commodité est rendue possible par MCL™ Mobility Platform, une plateforme de gestion d'application d'entreprise mobile (MEAP) spécialement conçue pour l'attribution des processus de supply chain.

Gestion centralisée

More transparency

MCL™ Mobility Platform gère l'ensemble de l'infrastructure mobile ainsi que le cycle de vie des applications et des terminaux. Elle permet de développer, de mettre en service, d'exécuter et de gérer des applications mobiles rapidement et indépendamment du lieu, du type des appareils mobiles déployés ou du système d'exploitation. Il s'agit d'un facteur déterminant qui a permis à Jacoby GM Pharma d'achever le déploiement de ZetesMedea sur les premiers sites en quelques semaines seulement. « En comptant les réunions de travail et la phase de conception, moins de quatre mois se sont écoulés entre le début du projet en décembre 2018 et la mise en service sur le site d'Innsbruck », se souvient M. Trentinaglia.

 

Au quotidien, le tableau de bord est principalement utilisé pour la gestion des terminaux et des ordres de prélèvement. Il offre un aperçu de toutes les commandes et de leur état de traitement. Le gestionnaire de l'entrepôt peut intervenir à tout moment, par exemple pour donner la priorité à des commandes urgentes. Le tableau de bord permet en outre de réaliser des analyses approfondies des données disponibles, des délais de traitement et des erreurs pour améliorer davantage le processus.

Acceptation rapide

Après le déploiement, les opérateurs en entrepôt ont rapidement adopté ZetesMedea. « Nous avions prévu de conserver l'ancien système comme solution de secours, mais nos employés sont très vite passés de leur plein gré à ZetesMedea », se réjouit M. Petrak. « Le guidage graphique sur les écrans des terminaux mobiles et la suppression des saisies manuelles les ont rapidement conquis », confirme M. Trentinaglia. La réduction significative du taux d'erreur, déjà faible chez Jacoby GM Pharma, témoigne également de la grande facilité d'utilisation. « Grâce à ZetesMedea, nous avons pu réduire le taux d'erreur, compris entre 1,6 et 2,0 pour mille, à seulement 0,5 pour mille », explique M. Trentinaglia.

« ZetesMedea nous a particulièrement impressionnés par la rapidité avec laquelle elle a pu s'intégrer dans notre paysage informatique », déclare M. Trentinaglia, chef de projet et responsable informatique du site d'Innsbruck.

Conclusion

Avec ZetesMedea et les terminaux Zebra ultraperformants, Jacoby GM Pharma a standardisé en grande partie l'ensemble des processus, de la réception à l'expédition des marchandises, et a rendu la préparation des commandes plus transparente, plus conviviale et plus fiable. L'étape suivante consiste à numériser le « dernier kilomètre » de l'ordonnancement, l'objectif étant d'améliorer la qualité du service dans le processus de livraison avec ZetesChronos.

À propos de Jacoby GM Pharma

Jacoby GM Pharma est un grossiste-répartiteur pharmaceutique autrichien dont le siège se situe à Hallein et qui possède des succursales à Braunau, Klagenfurt, Innsbruck, Salzbourg et Hohenems. L'entreprise privée emploie environ 400 personnes qui traitent quotidiennement quelque 170 000 boîtes de produits médicaux et réalise un chiffre d'affaires annuel d'environ 400 millions d'euros. Jacoby GM Pharma dispose de sa propre flotte de 35 véhicules qui effectuent chaque jour des livraisons aux pharmacies, aux médecins et aux vétérinaires. Un stock d'environ 3 millions de boîtes et 30 000 articles en stock assurent une disponibilité de 99,1 %. Pour en savoir plus, visitez le site www.jacoby-gm.at

Contexte : Directive européenne sur les médicaments falsifiés (FMD)

La directive européenne sur les médicaments falsifiés (FMD), entrée en vigueur en février 2019, prévoit la vérification obligatoire du dispositif de sécurité de toutes les boîtes de produits médicaux distribuées. En vertu de cette directive, chaque unité de vente doit avoir un numéro de série unique, attribué de manière aléatoire et enregistré dans une base de données officielle avec les données du produit. Ce numéro, qui peut contenir jusqu'à 20 chiffres, est imprimé sur l'emballage de l'unité de vente sous la forme d'un code à barres bidimensionnel GS1 DataMatrix. le marquage contient également le code article international (GTIN) valable dans le monde entier, la date d'expiration et le numéro de lot.

À chaque point de la supply chain, la légitimité de l'unité de vente peut être vérifiée en scannant le code à barres à l'aide d'un terminal mobile. Le terminal mobile contacte le référentiel central en ligne, vérifie l'authenticité du numéro de série et lit les données de produit enregistrées. Ainsi, l'utilisateur peut immédiatement vérifier l'authenticité du produit sur l'écran du terminal mobile.