Jacoby GM

Die Jacoby GM Pharma GmbH hat durch das weitgehende Vereinheitlichen der Lagerprozesse an ihren sechs Standorten die Transparenz wesentlich erhöht und die Fehlerquote in der Kommissionierung von 1,6 auf 0,5 Promille deutlich gesenkt. Zugleich hat das Familienunternehmen neue Hardware von Zebra eingeführt, um die Anforderungen der EU-Fälschungsrichtlinie FMD erfüllen zu können.

Herausforderung:

  • Sechs Standorte mit unterschiedlichen Lagerprozessen
  • Wenig Transparenz über den Status der Kommissionierung
  • FMD Richtlinie erforderte neue Scanner und Prozesse

Lösung:

  • ZetesMedea Logistics Execution Solution

Results:

  • Erfüllen der FMD Richtlinie
  • Reduzierte Fehlerquote in der Kommissionierung von 1,6 auf 0,5 Promille
  • Manuelle Eingaben entfallen
  • Höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
  • Vereinfachte Administration
  • Maximale Transparenz über alle Warenbewegungen
  • Verlaufstracking, nachvollziehbare Kommissioniervorgänge
  • 2D Scans wurden möglich

Drei Firmen, sechs Standorte: Der österreichische Pharma-Großhändler Jacoby GM Pharma ist 2013 und 2015 aus den Familienunternehmen Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma und Kögl Pharma entstanden. Die in zwei Schritten vorgenommene Fusion führte zu einem schlagkräftigen Anbieter mit einer führenden Marktposition in Westösterreich. In den sechs zugehörigen Lager- und Logistikstandorten herrschten jedoch unterschiedliche Standards und Lagerprozesse, die nur zum Teil mit mobilen Datenerfassungsgeräten arbeiteten.

Bewährte Quellen

„Vor diesem Hintergrund suchten wir 2018 eine Software-Lösung, die unsere Prozesse an allen Betriebsstätten optimieren und möglichst vereinheitlichen sollte“, erinnert sich Projektleiter Andreas Trentinaglia, der am Standort Innsbruck den IT-Bereich verantwortet. Zugleich sollte mit der Investition die EU-Fälschungsrichtlinie FMD (Falsified Medicines Directive) erfüllt werden (siehe Kasten). Danach muss jede einzelne Verkaufseinheit mit einer eindeutigen und randomisierten Seriennummer versehen sein, die zusammen mit den Produktdaten in einer behördlichen Datenbank hinterlegt ist. In der Auszeichnung der Verkaufseinheit wird diese bis zu 20-stellige Nummer in Form eines 2D DataMatrix Barcodes aufgedruckt. „Unsere Scanner waren bis dato aber nur für 1D-Barcodes geeignet“, berichtet Franz Petrak, Prokurist und Leiter Logistik und IT am Standort Braunau.

Was die Hardware betrifft, vertraut Jacoby GM bereits seit 2009 auf Zetes Austria und mobile Datenerfassungsgeräte von Zebra. „Mit Zetes und Zebra haben wir immer gute Erfahrungen gemacht, so dass wir auch für die neue Scanner-Generation die bewährten Quellen nutzen wollten“, betont Trentinaglia, der sich mit seinem Team für den mobilen Touch-Computer TC8000 und den Wearable Computer WT6000 in Verbindung mit Ringscannern vom Typ RS5000 entschied. Der Bildschirm des TC8000 ist auch beim Scannen zum Benutzer ausgerichtet, wodurch das Gerät nicht bei jedem Scan-Vorgang gekippt werden muss, was die Effizienz von jedem Scan erhöht.

Reduce error rate with ZetesMedea
 

Sicher geführt

Im Zuge der Umstellung wurde Jacoby GM Pharma aber auch auf die Software-Kompetenz von Zetes aufmerksam. Speziell das von Zetes entwickelte Warehouse Execution System (WES) ZetesMedea stieß bei dem Pharma-Großhändler auf Interesse. „ZetesMedea hatte uns überzeugt, zumal es sich schnell in unsere IT-Landschaft einfügen ließ“, so Trentinaglia. ZetesMedea kann die Auftrags- und Bestandsdaten mit dem von Jacoby entwickelten ERP-System austauschen und sämtliche Prozesse zwischen Wareneingang und Versand steuern und digitalisieren. Dazu gehören zum Beispiel die Warenübernahme, das Verräumen von Artikeln, die Inventur oder das Kommissionieren. Die mobilen Geräte müssen hierfür nur mit der ZetesMedea-App ausgerüstet werden und führen die Picker anschließend sicher durch den Prozess.

Zudem kann sich ZetesMedea auf die unterschiedlichsten Abläufe einstellen, die sich nicht an allen sechs Standorten vereinheitlichen ließen. Während in Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburg und Hohenems die Kommissionierbehälter größtenteils per Fördertechnik von Station zu Station transportiert und dort von verschiedenen Mitarbeitern komplettiert werden, arbeitet man in Innsbruck nach dem Ware-zum-Mann-Prinzip. „Das Lager in Innsbruck erstreckt sich über drei Etagen und lässt sich aufgrund der baulichen Voraussetzungen nicht automatisieren“, erläutert Trentinaglia. Dafür werden hier vier Aufträge parallel bearbeitet, indem ein Mitarbeiter mit einem Kommissionierwagen von Gang zu Gang fährt. Aber auch zwischen den übrigen fünf Standorten bestehen kleinere Unterschiede im Ablauf, die sich nicht vereinheitlichen ließen.

Einheitliche Applikation

In zwei gemeinsamen Workshops mit Mitarbeitern von Jacoby GM Pharma und Zetes wurden sämtliche Prozesse definiert und so weit wie möglich vereinheitlicht. „Auch das Splitten von Aufträgen ist mit ZetesMedea möglich, wenn während der Spitzenzeiten mehrere Kommissionierer an einem Auftrag arbeiten müssen, um die engen Zeitfenster einhalten zu können“, berichtet Petrak. Für Innsbruck wurde ein spezieller Modus geschaffen, der den Ablauf in der ZetesMedea-App grundlegend verändert.

Somit kann Jacoby GM Pharma an allen Standorten mit einer einheitlichen ZetesMedea-Applikation mit nur einer zentralen Schnittstelle zum ERP-System arbeiten, wobei nur der jeweilige Modus ausgewählt werden muss. Die mit der ZetesMedea-App ausgerüsteten Zebra-Terminals sind ihren jeweiligen Standorten zugeordnet, was der IT-Administrator von Jacoby GM Pharma bequem und übersichtlich über das ZetesMedea-Dashboard konfigurieren kann. Ermöglicht wird dieser Komfort durch die MCL™ Mobility Platform, eine Mobile Enterprise Application Platform (MEAP), die speziell für das Zuordnen von Supply Chain-Prozessen konzipiert wurde.

Zentral verwaltet

More transparency

Die MCL™ Mobility Platform verwaltet die gesamte mobile Infrastruktur sowie den Applikations- und Gerätelebenszyklus. Mit ihr können mobile Anwendungen schnell und unabhängig vom Aufenthaltsort, den eingesetzten mobilen Endgeräten oder dem jeweiligen Betriebssystem entwickelt, bereitgestellt, ausgeführt und verwaltet werden. Nicht zuletzt deshalb konnte Jacoby GM Pharma die Einführung von ZetesMedea an den ersten Standorten innerhalb weniger Wochen abschließen. „Zwischen dem Projektstart im Dezember 2018 und dem GoLive am Standort Innsbruck vergingen nur knapp vier Monate inklusive Workshops und Konzeptions-Phase“, erinnert sich Trentinaglia.

 

In der täglichen Praxis dient das Dashboard vor allem der Geräte- und Auftragsverwaltung. Es bietet einen Überblick über alle Kommissionier-Aufträge und deren Bearbeitungszustand. Der Lagerleiter kann jederzeit eingreifen, um zum Beispiel besonders eilige Aufträge zu priorisieren. Außerdem können von hier tiefgehende Analysen der vorliegenden Daten, Bearbeitungszeiten und Fehler vorgenommen werden, um den Prozess weiter zu verbessern.

Schnell überzeugt

Nach der Einführung waren auch die Lagermitarbeiter schnell von ZetesMedea überzeugt. „Obwohl wir als Backup-Lösung zu jeder Zeit den Parallelbetrieb mit den alten Systemen ermöglichen, entschieden sich unsere Mitarbeiter schon nach kurzer Zeit freiwillig für den Umstieg auf ZetesMedea“, berichtet Petrak. „Die graphische Benutzerführung über die Displays der mobilen Endgeräte und der Wegfall manueller Eingaben führte zu einer schellen Akzeptanz“, bestätigt Trentinaglia. Für die hohe Anwenderfreundlichkeit spricht auch die deutlich gesunkene Fehlerquote, die sich bei Jacoby GM Pharma schon immer auf einem niedrigen Niveau bewegte. „Durch ZetesMedea konnten wir die Fehlerquote von 1,6 bis 2,0 Promille auf nur noch 0,5 Promille senken“, sagt Trentinaglia.

Uns hat beeindruckt, wie schnell sich ZetesMedea in unsere IT-Landschaft einfügen ließ", sagt Projektleiter Andreas Trentinaglia, IT-Manager am Standort Innsbruck.

Fazit

Mit ZetesMedea und den leistungsfähigen Endgeräten von Zebra hat die Jacoby GM Pharma GmbH sämtliche Prozesse zwischen Wareneingang und -ausgang weitgehend vereinheitlicht und den Kommissioniervorgang transparenter, anwendungsfreundlicher und sicherer gemacht. Als nächsten Schritt ist die Digitalisierung der letzten Meile in Planung. Mit ZetesChronos soll zukünftig die Servicequalität im Zustellprozess gesteigert werden.

Über Jacoby GM Pharma GmbH

Jacoby GM Pharma ist ein österreichischer Pharma-Großhändler mit Sitz in Hallein und Betriebsstätten in Braunau, Klagenfurt, Innsbruck, Salzburg und Hohenems. Dort beschäftigt das Familienunternehmen rund 400 Mitarbeiter, die täglich rund 170.000 Arzneimittel-Packungen bewegen und einen jährlichen Umsatz von etwa 400 Mio. EUR erwirtschaften. Jacoby GM Pharma verfügt über einen eigenen Fuhrpark mit 35 Fahrzeugen, die jeden Tag Apotheken, Ärzte und Tierärzte beliefern. Ein Lagerbestand von circa 3 Mio. Packungen und 30.000 Lagerartikel sorgen dabei für eine Lieferfähigkeit von 99,1 Prozent. Weitere Infos unter www.jacoby-gm.at

Hintergrund: EU-Fälschungsrichtlinie FMD

Die seit Februar 2019 geltende EU-Fälschungsrichtlinie FMD (Falsified Medicines Directive) sieht eine verpflichtende Sicherheitsüberprüfung aller eingesetzten Arzneimittelpackungen vor. Jede einzelne Verkaufseinheit muss mit einer eindeutigen und randomisierten Seriennummer versehen sein, die zusammen mit den Produktdaten in einer behördlichen Datenbank hinterlegt ist. In der Auszeichnung der Verkaufseinheit wird diese bis zu 20-stellige Nummer in Form eines GS1 DataMatrix Barcodes (2D) aufgedruckt, der zudem die weltweit gültige Global Trading Item Number, kurz GTIN, das Verfallsdatum und die Chargennummer enthält.

Durch das Scannen des Barcodes mit einem mobilen Endgerät kann an jedem Punkt der Supply Chain geprüft werden, ob es sich um eine legitime Verkaufseinheit handelt. Das mobile Endgerät nimmt dabei online Kontakt mit dem zentralen Repository auf, prüft die Echtheit der Seriennummer und liest die hinterlegten Produktinformationen aus. Der Anwender kann dann sofort am Display des mobilen Endgerätes die Echtheit des Produktes verifizieren.