O picking por voz permitiu à Assmann Büromöbel aumentar a produtividade em 20% e reduziu a taxa de erros para 0%. A eficiência da execução simplificou a gestão de stock e permitiu a integração de funcionários temporários. O retorno do investimento foi obtido em menos de 24 meses.

Objetivo:

  • Reduzir os erros de recolha
  • Aumentar o desempenho de recolha
  • Permitir a integração de funcionários temporários
  • Reduzir atrasos dispendiosos na montagem
  • Reduzir os inventários de stock incorretos

Solução:

  • ZetesMedea Voice desenvolvida pela MCL™ Voice
  • 7 terminais Zebra W41 e 15 auscultadores

Resultado:

  • 0 erros de recolha
  • Aumento da produtividade em 20%: de 120 para 143 encomendas por hora
  • Redução do período de formação
  • Retorno do investimento total obtido em menos de 24 meses

A recolha de peças de mobiliário é crucial para a Assmann Büromöbel. Todos os dias, dois turnos de até sete colaboradores recolhem cerca de 4500 peças individuais, que são depois montadas em secretárias, conceitos para espaços de armazenamento, sistemas de seccionamento* e divisão** ou mobiliário de receção. Em média, uma peça de mobiliário de escritório na Assmann é composta por dez elementos, incluindo portas, painéis laterais, etc.

O processo de recolha das peças de mobiliário em madeira costumava ser efetuado através de listas de recolha em papel antes da montagem, o que resultava frequentemente em erros. "Esses erros de recolha originavam atrasos consideráveis na montagem e inventários de stock incorretos", declarou Uwe Bahr, Gestor de Tecnologia de Informação e Desenvolvimento de Organização na Assmann Burömöbel. Outro problema era a curva de aprendizagem acentuada para os 15 colaboradores temporários que trabalham regularmente na recolha de encomendas. "Devido à grande variedade de itens a recolher e à falta de indicações relativas à localização nas listas de recolha, os funcionários tinham de conhecer o armazém muito bem", realçou Peter König-Slickers, Coordenador de TI.

Iniciar sem perfil de voz

A Assmann procurava um novo sistema de recolha de encomendas capaz de orientar os novos colaboradores de forma rápida e isenta de falhas ao longo do processo de recolha de encomendas. Para além disso, a Assmann pretendia aumentar o desempenho de recolha. "Tornou-se claro que o picking por voz era a solução que melhor se adequava ao nosso objetivo" explicou Uwe Bahr. Após analisar vários fornecedores, tomou-se uma decisão a favor da solução ZetesMedea Voice, desenvolvida pela MCL™ Voice. "Desde o início, tivemos confiança na competência e especialização da Zetes", declarou Peter König-Slickers, responsável pela introdução do sistema Pick by Voice como gestor de projeto.

"A solução ZetesMedea Voice tem uma utilização intuitiva e funciona independentemente do operador. Não é necessário criar um perfil de voz individual para cada colaborador, reduzindo o período de formação", declarou Peter König-Slickers. Outra vantagem da solução foi a fácil integração  no sistema de gestão de fabrico da Assman "Profile Systems". Para além do software, a Assmann investiu em 7 terminais Zebra W41 e 15 auscultadores.

Stock reduzido

Em primeiro lugar, a Zetes realizou um workshop de dois dias relativo às especificações detalhadas, incluindo os diálogos por voz. O grupo de dez participantes contou com gestores de produção e TI, o presidente do conselho de empresa e dois colaboradores. No workshop apresentaram-se muitas ideias e propostas para a melhoria dos processos, implementadas no decurso do projeto.

O processo comercial foi optimizado, em vez de se preparar as encomendas no dia antes da montagem, passou a ser desencadeado na data da montagem. O tempo de preparação de cada encomenda foi agilizado e o stock retido foi consideravelmente reduzido.

Trabalho com os olhos e as mãos livres

Os operadores registados no sistema são direcionados para o local de recolha preciso e são informados relativamente à quantidade a recolher. Assim que o colaborador chega ao local, confirma a localização através dos dígitos de verificação do código de barras da prateleira, assegurando que o colaborador recolhe o item correto. Depois de confirmar o número de itens recolhidos, o colaborador é direcionado para o local de recolha seguinte. "Consequentemente, os colegas podem concentrar-se totalmente nas respetivas atividades e não são distraídos por listas em papel que têm de verificar manualmente", afirmou Peter König-Slickers. "Para além disso, os colaboradores mantêm os olhos e as mãos livres para levantar itens volumosos e pesados", acrescentou Uwe Bahr.

O sistema também tem em conta as restrições pessoais, por exemplo para levantar itens pesados, ao atribuir encomendas aos operadores.

Outros passos planeados

"Devido a estas vantagens ergonómicas, o nosso desempenho de recolha aumentou cerca de 20% de 120 para 143 recolhas por hora. Em simultâneo, a taxa de erros baixou para 0%. Graças ao controlo em tempo real, é praticamente impossível recolher peças de mobiliário erradas", declarou Uwe Bahr.

Desde abril de 2014, a solução ZetesMedea Voice demonstrou o seu valor dia após dia. Gerou um retorno do investimento em menos de dois anos. Como passo seguinte, a Assmann Büromöbel pretende implementar a solução de ZetesMedea Voice no processo de recolha de peças pequenas, tais como dobradiças e puxadores, que são agora recolhidas pelo responsável pela montagem durante o fabrico. "O sistema Pick by Voice é um componente integral do fabrico nas nossas instalações e corresponde ao nosso objetivo de melhoria contínua", acrescentou Uwe Bahr.

*Todas as ligações necessárias de alimentação e dados são integradas no mobiliário de escritório ergonomicamente e de modo a poupar espaço. A Assmann tem uma patente para esta solução, reconhecida com o prémio Reddot.

**Estruturas utilizadas em grandes escritórios ou call centres para atenuar o som.

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Sobre a Assmann Büromöbel GmbH & Co. KG

A Assmann Büromöbel GmbH & Co. KG é uma média empresa familiar tradicional cujas origens remontam a 1939. Na sede da empresa em Melle, a Assmann desenvolve e produz secretárias de elevada qualidade, conceitos de espaços de armazenamento, sistemas de seccionamento e divisão de parede, bem como mobiliário de receção. O serviço vai desde a consulta individual relativa ao planeamento profissional de divisões ao fornecimento com camiões próprios e montagem no local.

A empresa de fabrico gerida pelo proprietário já se encontra na terceira geração e tem representações na Alemanha, Grã-Bretanha, Suíça e Países-Baixos. Uma rede de mais de 100 parceiros especializados em transações na Alemanha e parceiros de vendas em França, Bélgica, Luxemburgo, Polónia, Áustria, Hungria, Itália, Roménia e Rússia concedeu retornos crescentes nos mercados europeus mais importantes durante muitos anos. Todos os dias, são produzidas cerca de 2000 peças de mobiliário em Melle. Em 2015, o mobiliário de escritório da Assmann recebeu o primeiro prémio da Oskar Patzelt Foundation para médias empresas tradicionais. Simultaneamente, o sistema de seccionamento de mobiliário de escritório Applica da Assmann recebeu o prémio Red Dot Design.

Para obter mais informações, visite www.assmann.de

"O nosso desempenho de recolha aumentou 20% para 143 recolhas por hora. Em simultâneo, a taxa de erros baixou para 0%."
Uwe Bahr, Gestor de Tecnologia de Informação e Desenvolvimento de Organização, Assmann Burömöbel