Augustin Group digitaliseert magazijnprocessen met ZetesMedea

Onderdelenlogistiek: met behulp van ZetesMedea heeft de Augustin Group de processen tussen goederenontvangst en goederenverzending gedigitaliseerd om de productiviteit, de betrouwbaarheid van de voorraadvoering en de transparantie te verbeteren.

Onderdelen zoeken voor oudere voertuigen kan snel een lang en vergeefse opdracht worden. Zowat 15 jaar na het einde van de productie van een bepaald model stoppen de meeste autobouwers met de normale aanlevering van stuurpennen, schokdempers, buitenspiegels, enz. Op dit punt is de Augustin Group uitgegroeid tot een vooraanstaand leverancier voor klanten van de Fiat Chrysler Groep. Het door de eigenaar gerunde bedrijf met hoofdzetel in Handewitt, tegen de Duits-Deense grens, kan circa 400.000 onderdelen leveren voor bestaande en oldtimer auto’s en bedrijfsvoertuigen.

Snelle groei

Het bedrijf kende dankzij de steile opgang van de e-commerce en de expansie van Fiat Chrysler een zeer snelle groei. De laatste twee jaar alleen al steeg de omzet met 30% per jaar, waardoor de logistiek in 2017 tegen zijn capaciteitsgrenzen aanbotste. Toen berustten de meeste activiteiten op dit vlak nog op papier. Leveringsbonnen werden onderdeel per onderdeel afgetekend, onderdelen werden in voorraad genomen zonder scanner, orderpickers werkten met gedrukte orderbonnen. Met dit systeem moesten zes werknemers in de goederenontvangst elke dag vijf tot tien vrachtwagens verwerken. Anderzijds moesten tot twaalf orderpickers 700 tot 800 bestellingen per dag afhandelen. Toen was echter al duidelijk dat dit aantal de komende jaren tot wel 1.500 bestellingen per dag zou oplopen.

Tegen deze achtergrond besliste Augustin in 2017 om een WES-systeem (Warehouse Execution System) in te voeren, dat bedoeld was om order- en voorraadgegevens uit te wisselen met het interne ERP-systeem en om alle processen tussen goederenontvangst en -verzending te beheren en te digitaliseren. Na een grondige marktanalyse en talloze vergaderingen met mogelijke leveranciers werd, om de magazijnactiviteiten te verbeteren, uiteindelijk gekozen voor ZetesMedea, een logistics execution-oplossing. “Zetes was de enige leverancier die in staat en bereid was onze individuele behoeften en processen aan te pakken”, aldus IT-specialist Marc Berlau, die zeer onder de indruk was van de samenwerking met Zetes tijdens de planningfase. “Na amper een paar vergaderingen voelden wij dat Zetes ons volledig begreep.”

Korte opleiding

Na amper vijf maanden werd ZetesMedea in april 2018 bij de Augustin Group uitgerold. Als onderdeel van dit proces kregen de magazijnmedewerkers draagbare terminals en mobiele printers van Zebra. Nu worden de gebruikers via de displays van hun draagbare terminals stap voor stap begeleid doorheen elk proces, dat zich via een aanraakscherm laat selecteren en opstarten. De ZetesMedea-menunavigatie is zeer intuïtief zodat ook nieuwe medewerkers het systeem snel kunnen aanleren en met beperkte opleiding in het magazijn inzetbaar zijn.

Bij de goederenontvangst wordt één streepjescode op de leveringsbon of de palet ingescand, waarna ZetesMedea de ingevoerde gegevens naar het merchandisingsysteem kan sturen. Daar wordt de streepjescode gekoppeld aan een bestaande bestelling en teruggestuurd naar ZetesMedea.

Magazijnlocaties en producten matchen

In het geval van een groot aantal identieke producten krijgen alleen de buitenverpakkingen een etiket en zij worden vervolgens vervoerd naar de magazijnlocaties die ZetesMedea voorstelt. “Alle processen in de goederenontvangst konden in ZetesMedea geprogrammeerd worden, met een 300% productiviteitsstijging tot gevolg”, aldus Weger.

Alle processen in de goederenontvangst konden in ZetesMedea ingevoerd worden, met een 300% productiviteitsstijging tot gevolg, aldus Weger. Daniel Weger, Purchasing, Augustin Group

ZetesMedea ondersteunt ook de overdracht van producten van de goederenontvangst naar de magazijnlocatie. Van zodra de streepjescode van het product ingescand is, stelt het programma een magazijnlocatie voor, die de medewerker doorgaans aanvaardt en bevestigt door de streepjescode op de plaats in het rek in te scannen. “Zo nodig kan het product ook vervoerd worden naar een andere vrije magazijnlocatie, die dan uiteraard ook ingescand moet worden”, aldus Berlau. Door magazijnlocaties te matchen met producten, weten de gebruikers altijd welke producten zich op welke locatie bevinden en hoeveel er dat zijn.

SOS voor assistentie door collega's

Er is ook een onderscheid in wat de volgende stap is bij de afhandeling van een enkele bestelling en de afhandeling van meerdere bestellingen tegelijk (multi-orderpicking). Hoe meer de verzendingsdeadline nabij is, hoe vaker orderpickers begeleid worden bij de afhandeling van een enkele bestelling om zeker te zijn dat deze op tijd klaar zal zijn. “Ook hier biedt ZetesMedea maximale flexibiliteit inzake selectieopties”, zo benadrukt Berlau. Nog meer flexibiliteit wordt geboden door de SOS-knop op de draagbare terminals: een picker kan erop drukken om hulp te vragen aan zijn collega’s wanneer een deadline in gevaar komt.

Alhoewel de SOS-knop maar zelden gebruikt wordt, helpt dit toch om kwaliteit te verzekeren. Dankzij ZetesMedea haalt tijdige afhandeling nu al een zeer hoog niveau. “Dankzij de duidelijk gestructureerde en naadloos gedocumenteerde procedure is het foutpercentage bij de orderpicking zo goed als gelijk aan nul”, zo benadrukt Weger nog. Dit maakt een bijkomende controlescan in het verpakkingsstation overbodig. Vroeger moesten de pick- en verpakkingslijsten door de betrokken medewerker aan elkaar afgetoetst worden. “Het wegvallen van de controle in het verpakkingsstation levert ons enorme tijdwinst op”, aldus nog Berlau.

Geïntegreerde inventaris

De procedure voor inventariscontrole veranderen, leverde nog meer besparingen en kwaliteitsverbeteringen op. “Vroeger waren voor een volledige inventarisatie 50 werknemers een hele dag in de weer, en soms werd ook verkeerd geteld tijdens de heen-en-weer registratie van de zowat 40.000 producten, wat zich dan vertaalde in inventarisfouten”, aldus Berlau. Met ZetesMedea kon het bedrijf omschakelen naar doorlopende telling.

Conclusie: dankzij ZetesMedea heeft de Augustin Group alle processen tussen goederenontvangst en goederenverzending gedigitaliseerd, waardoor deze een stuk productiever, transparanter en betrouwbaarder geworden zijn.