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Ao simplificar os processos de armazenamento nas seis localizações, a Jacoby GM Pharma aumentou significativamente a transparência e reduziu a taxa de erros de separação de encomendas de 1,6 para 0,5 por mil. Além disso, a empresa privada implementou novo hardware Zebra para permitir a conformidade com os requisitos da Diretiva sobre medicamentos falsificados (FMD) da UE.
Desafio:
- Seis localizações com diferentes processos de armazenamento
- Pouca transparência relativa ao estado de separação de encomendas
- A FMD requer novos leitores e processos
Solução:
- Solução de execução de logística ZetesMedea
Resultados:
- Conformidade com a FMD
- Taxa de erros de separação de encomendas reduzida de 1,6 para 0,5 por mil
- Introdução manual eliminada
- Maior satisfação do cliente e funcionário
- Administração simplificada
- Máxima transparência nos movimentos das mercadorias
- Monitorização de processos e operações de separação de encomendas rastreáveis
- Possibilidade de usar leitores 2D
Três empresas, seis localizações: A grossista farmacêutica austríaca Jacoby Pharma GM foi criada pela fusão das empresas privadas Jacoby Pharmazeutika, GM Pharma e Kögl Pharma em 2013 e 2015. A fusão efetuadas em duas fases, teve como resultado um fornecedor eficaz com uma posição de liderança no mercado no oeste da Áustria. No entanto, há normas e processos de armazenamento diferentes nas seis localizações de armazenamento e logística associadas, que utilizam apenas parcialmente os dispositivos de aquisição de dados digitais.
Fontes comprovadas
“Dada a situação, em 2018 estávamos à procura de uma solução de software para otimizar os nossos processos em todas as filiais e uniformizá-los o máximo possível", recorda o gestor de projeto Andreas Trentinaglia, Gestor de TI na localização de Innsbruck. Outro objetivo do investimento foi garantir a conformidade com a Diretiva sobre os medicamentos falsificados (FMD) da UE (ver caixa). Especifica que todas as unidades de venda devem possuir um número de série único que é guardado numa base de dados oficial, bem como os dados do produto. Este número, que pode conter até 20 dígitos, é impresso no rótulo da unidade de venda, sob a forma de um código de barras de matriz de dados 2D. “Contudo, anteriormente, os nossos leitores só eram adequados para códigos de barras 1D”, afirma Franz Petrak, responsável autorizado e Diretor de Logística e TI na localização de Braunau.
Relativamente ao hardware, a Jacoby GM utiliza dispositivos de captura de dados Zebra da Zetes Áustria desde 2009. “A nossa experiência com a Zetes e a Zebra tem sido positiva, portanto também queríamos utilizar estas fontes comprovadas para a nova geração de leitores”, observa Trentinaglia, que, em conjunto com a sua equipa, optou pelo terminal portátil TC8000 e o terminal usável WT6000, a par com ringscanner do tipo RS5000. O ecrã do TC8000 fica de frente para o utilizador mesmo durante a leitura, de forma a não ser necessário virar os dispositivos em cada operação de leitura. Isto aumenta a eficiência de cada leitura.
Orientações fiáveis
Durante o projeto inicial de substituição do hardware, os especialistas em soluções da Zetes também identificaram eficiências que poderiam ser obtidas através de processos otimizados no armazém. A grossista farmacêutica estava especialmente interessada no sistema de execução de armazém (WES) ZetesMedea. “A ZetesMedea impressionou-nos especialmente com a rapidez com que pôde ser incorporada no nosso ambiente de TI”, afirma Trentinaglia. A ZetesMedea pode trocar dados de encomenda e stock com o sistema ERP desenvolvido pela Jacoby e pode controlar e digitalizar todos os processos, desde a receção à expedição de mercadorias. Entre outras coisas, isto inclui a receção de mercadorias, o armazenamento de artigos, a realização do inventário e a separação de encomendas. Isto requer apenas que os dispositivos móveis estejam equipados com a app ZetesMedea. Depois, os pickers podem realizar o processo de forma fiável.
A ZetesMedea também pode ser configurada para uma grande variedade de processos, que não podem ser uniformizados nas seis localizações. Em Hallein, Braunau, Klagenfurt, Salzburg e Hohenems, os contentores de separação de encomendas são maioritariamente transportados de uma estação para a outra num camião e carregados por um funcionário diferente em cada estação, mas o método picker-to-goods é utilizado em Innsbruck. “O armazém de Innsbruck abrange três pisos e, devido à estrutura do edifício, não pode ser automatizado", explica Trentinaglia. Quatro encomendas são processadas paralelamente pelos funcionários que percorrem os corredores com um carrinho de separação de encomendas. Também existem pequenas diferenças no processo das outras cinco localizações, que não pode ser uniformizado.
Aplicação uniformizada
Em dois workshops conjuntos com funcionários da Jacoby GM Pharma e da Zetes, todos os processos foram definidos e uniformizados o máximo possível. “Também é possível dividir encomendas com a ZetesMedea, sempre que vários pickers de encomendas têm de trabalhar na mesma encomenda, em períodos de pico de carregamento, para cumprir intervalos de tempo curtos”, informa Petrak. Um modo especial que altera fundamentalmente o processo na app ZetesMedea foi criado para Innsbruck.
Isto permite que a Jacoby GM Pharma utilize uma app ZetesMedea uniformizada em todas as localizações selecionando simplesmente o modo adequado, com apenas uma interface central para o sistema ERP. O terminais Zebra equipados com a app ZetesMedea são atribuídos às respetivas localizações para poderem ser configurados de forma fácil e prática pelos administradores de TI da Jacoby GM através do painel da ZetesMedea. Esta conveniência deve-se à plataforma de mobilidade MCL™, uma plataforma de aplicação de mobilidade empresarial (MEAP) concebida especificamente para a atribuição de processos da cadeia de abastecimento.
Gestão central
A plataforma de mobilidade MCL™ gere a infraestrutura móvel completa, bem como a aplicação e a vida útil dos dispositivos. Permite o desenvolvimento, fornecimento, execução e gestão de aplicações móveis de forma rápida e independente da localização, dos dispositivos móveis implementados ou do respetivo sistema operativo. Este foi um fator importante para permitir que a Jacoby GM Pharma concluísse a implementação da ZetesMedea nas primeiras localizações em poucas semanas. “O tempo decorrido entre o início do projeto, em dezembro de 2018, e a sua ativação na localização de Innsbruck foi inferior a quatro meses, incluindo os workshops e a fase de conceção”, recorda Trentinaglia.
No dia a dia, o painel é utilizado principalmente para gerir dispositivos e encomendas. Apresenta uma descrição geral de todas as encomendas e do respetivo estado de processamento. O gestor de armazém pode intervir a qualquer altura, por exemplo, para dar prioridade a encomendas urgentes. Também é possível efetuar análises detalhadas dos dados disponíveis, tempos de processamento e erros a partir do painel, de forma a melhorar ainda mais o processo.
Aceitação rápida
Após a implementação, os funcionários do armazém demonstraram de imediato vontade de utilizar a ZetesMedea. “Embora permitamos que o sistema antigo seja utilizado a qualquer altura como uma solução de apoio, os nossos funcionários decidem voluntariamente mudar para a ZetesMedea passado pouco tempo”, informa Petrak. “As orientações gráficas para o utilizador que são apresentadas nos ecrãs dos terminais móveis e a eliminação de introduções manuais conduziram a uma aceitação rápida”, confirma Trentinaglia. A queda significativa da taxa de erros, que já se encontrava num nível reduzido na Jacoby GM Pharma, também comprova a elevada facilidade de utilização. “Graças à ZetesMedea, fomos capazes de reduzir a taxa de erros do intervalo de 1,6 a 2,0 por mil para apenas 0,5 por mil”, afirma Trentinaglia.
“A ZetesMedea impressionou-nos com a rapidez com que pôde ser incorporada no nosso ambiente de TI”, afirma Andreas Trentinaglia, Gestor de TI
Conclusão
Com a ZetesMedea e os terminais Zebra de alto desempenho, a Jacoby GM Pharma uniformizou consideravelmente todos os processos, desde a receção à expedição de mercadorias, e tornou a separação de encomendas mais transparente, intuitiva e fiável. O próximo passo é digitalizar a "última milha" na programação. O objetivo é aumentar a qualidade dos serviços no processo de entrega com a ZetesChronos.
Acerca da Jacoby GM Pharma
A Jacoby GM Pharma é uma grossista farmacêutica austríaca com sede em Hallein e filiais em Braunau, Klagenfurt, Innsbruck, Salzburg e Hohenems. A empresa privada tem aproximadamente 400 funcionários que processam cerca de 170.000 embalagens de produtos médicos por dia e um volume de negócios anual que ronda os 400 milhões de EUR. A Jacoby GM Pharma tem a sua própria frota de 35 veículos que faz entregas em farmácias, consultórios e clínicas veterinárias todos os dias. Um stock de armazém de aproximadamente 3 milhões de embalagens e 30.000 artigos em stock assegura uma disponibilidade de 99,1%. Para mais informações, visite www.jacoby-gm.at
Informações gerais: Diretiva sobre medicamentos falsificados (FMD) da UE
A Diretiva sobre os medicamentos falsificados (FMD) da UE, que entrou em vigor em fevereiro de 2019, regula a verificação de segurança obrigatória de todas as embalagens de produtos médicos distribuídas. Todas as unidades de venda individuais devem possuir um número de série único e aleatório que é guardado numa base de dados oficial, bem como os dados do produto. Este número, que pode conter até 20 dígitos, é impresso no rótulo da unidade de venda, sob a forma de um código de barras de matriz de dados 2D GS1. O rótulo também contém o número de identificação global para uso comercial (GTIN), que é válido a nível mundial, o prazo de validade e o número do lote.
Em todas as fases da cadeira de abastecimento, pode ser verificada a legitimidade da unidade de venda através da leitura do código de barras com um terminal portátil. O terminal portátil contacta o repositório central online, verifica a autenticidade do número de série e lê os dados armazenados do produto. Em seguida, o utilizador pode verificar de imediato a autenticidade do produto no ecrã do terminal portátil.