La provisión a tiendas de los aeropuertos se basa en RF y voz para gestionar gran número de complejos procesos

Fundada en 1958, International Duty Free dirige varias tiendas en los aeropuertos belgas de Zaventem y Charleroi. Su centro de operaciones está situado cerca del aeropuerto de Zaventem, desde donde se distribuyen las mercancías a las tiendas. En enero de 2009 la empresa adoptó un sistema de voz para la tramitar los pedidos a fin de facilitar y acelerar la preparación y distribución de miles de artículos. Para instalar este sistema, International Duty Free contactó con Zetes.

Grupo de trabajo

El equipo de logística de International Duty Free gestiona desde el proceso de recepción de mercancías hasta su colocación en las estanterías de las tiendas de los aeropuertos. Geert De Belie, Director de Logística, comenta que “en octubre de 2007 decidimos sustituir todo el antiguo sistema de gestión de International Duty Free por SAP. El nuevo sistema tenía que funcionar en enero de 2009 y, para facilitar la transición, creamos un grupo de trabajo en abril de 2008”.

Anteriormente a la voz, los pedidos se preparaban en International Duty Free mediante PDAs, que funcionaban con una interfaz basada en el sistema antiguo. El operario cargaba un pedido y después cogía la cantidad de artículos que aparecía en la pantalla, se sincronizaban los datos y a continuación se imprimía una nota de expedición. Geert De Belie señala que "había que actualizar el sistema de PDA urgentemente. No era fácil leer las pantallas, en blanco y negro y antiguas, el personal no podía trabajar con las dos manos y, al final, ya no encontrábamos piezas de repuesto. En esa época yo ya seguía con mucho interés los avances en los sistemas de picking por voz. Como teníamos que sustituir todo el sistema IT, pensé que era la oportunidad perfecta para introducir la tecnología por voz en nuestra empresa.”

Procesos muy variados

La principal dificultad de la logística de International Duty Free radica en que los procesos son muy diferentes. La ropa o los perfumes necesitan procesos muy distintos al de, por ejemplo, los libros o los alimentos frescos. Geert De Belie indica que “por ello buscábamos un sistema de amplio alcance, capaz de gestionar un gran número de procesos. Para comenzar, queríamos instalar un sistema de gestión de almacén independiente pero, en vista del coste, la complejidad y los breves plazos de instalación con los que contábamos, decidimos utilizar un sistema por voz en el SGA de SAP. Esa opción nos permitía desactivar una de las interfaces."

Tras un análisis exhaustivo, Zetes desarrolló dos aplicaciones para International Duty Free: una con escáner para la recepción de mercancías y otra sin escáner para la preparación de pedidos. Jean-Paul Van Mechelen, Project Manager de Zetes, comenta que “lógicamente, antes de preparar los pedidos los productos deben estar en su ubicación correcta. Con este fin, desarrollamos una aplicación RF para la ubicación de stock en el almacén. Paralelamente, se instaló el sistema de voz para la preparación de pedidos. La aplicación RF para ubicaciones y el picking por voz constituyen la base del sistema que utiliza ahora International Duty Free. También se han desarrollado varias aplicaciones adicionales, una para movimientos en el almacén y otra para el inventario.”

Pick and pack

Había un problema particular con la preparación de pedidos de ropa y libros. A la mayoría de los artículos que están en el almacén se les asigna un número específico, pero, en el caso de la ropa, tiene distintas referencias de clasificación, dependiendo del color y de la talla, aún siendo el mismo artículo. Algo parecido pasa con los libros, los cuales tienen su propio sistema de clasificación. Excepto los superventas, la mayoría de los títulos solo llegan una vez, no permanecen más de dos o tres semanas en un lugar determinado y, después, se sustituyen por un nuevo título. Pero puede ocurrir que haya varios títulos situados en la misma ubicación. Para solucionar este problema, el operario puede pedir al sistema el título que desea seleccionar exactamente. Para la ropa y los libros, las tareas de preparación se basan también en la lectura del código de barras. El escáner y los auriculares comunican con el equipo vía Bluetooth.

Otra característica específica de la logística de International Duty Free es el proceso de pick and pack. Este proceso hace posible seleccionar artículos que se colocan directamente en cubos de plástico. Para transportarlos, estos cubos se colocan en contenedores, uno para cada tienda. A cada contenedor y a cada cubo se le asigna un número único mediante un comando de voz (unidades de manejo). Cuando los contenedores están llenos, se cargan en camiones que van y vienen constantemente del almacén al aeropuerto de Zaventem. Así, la trazabilidad de los artículos en las tiendas es mucho más sencilla gracias a la identificación única de los cubos.

Resumen de la solución

Los pilares del sistema

  • Solución de voz para preparación de pedidos
  • Solución de voz  combinada con lectura de código de barras para artículos especiales
  • Lectura de código de barras para ubicaciones

Aplicaciones extra

  • Aplicación para movimientos de stock en el almacén
  • Aplicación para el inventario
  • Aplicación pick & pack para la preparación de pedidos

Integración

  • Integración con SAP

Beneficios

  • Mejora de la trazabilidad
  • Incremento de la ergonomía de los usuarios
  • Fácil manejo de artículos especiales (libros, ropa, etc.) durante la preparación de pedidos
  • Picking más fácil y rápido
  • Procesos racionalizados

Flexibilidad y profesionalidad

Geert De Belie comenta que “algo me llamó especialmente la atención y fue la rapidez con la que Zetes nos instaló la aplicación de voz. De hecho, los análisis comenzaron a finales de agosto de 2008 y la aplicación ya estaba lista para ser probada a mediados de noviembre. Tras su implantación el 1 de enero, tuvimos algunos problemas iniciales, pero se solventaron rápidamente. Los operarios de picking también están muy satisfechos con el sistema, ya que pueden trabajar con las dos manos, lo que resulta mucho más cómodo que usar los terminales portátiles que utilizaban anteriormente. Además, aprecio realmente la flexibilidad, la profesionalidad y la disponibilidad de Zetes. Teniendo en cuenta la multiplicidad de procesos de nuestra organización, la rapidez y la precisión de Zetes resultan excepcionales.”