Een breed systeem voor veel processen is de basis voor leveringen aan winkels op luchthavens

International Duty Free is opgericht in 1958 en heeft verschillende winkels op de Belgische luchthavens Zaventem en Charleroi. De hoofdvestiging van International Duty Free bevindt zich vlakbij de luchthaven van Zaventem, van waaruit de merchandise voor de winkels ook wordt gedistribueerd. In januari 2009 schakelde de organisatie over naar een spraakgestuurd systeem om het verzamelen en distribueren van duizenden artikelen sneller te laten verlopen. Voor de implementatie van dit voicesysteem ging International Duty Free naar Zetes.

Projectgroep

Geert De Belie, Head of Logistics,  is verantwoordelijk voor het volledige logistieke proces bij International Duty Free. Het logistieke team van International Duty Free beheert het proces vanaf de goederenontvangst tot en met het aanvullen van de winkelschappen op luchthavens. “In oktober 2007 besloten we het oude IT beheersysteem van International Duty Free volledig te vervangen door SAP. Het nieuwe systeem moest in januari 2009 operationeel zijn. Om de overgang zo vlot mogelijk te laten verlopen richtten we in april 2008 een projectgroep op,” legt Geert De Belie uit.

Voordat er werd overgeschakeld naar een spraakgestuurd systeem, werkten de orderpickers van International Duty Free met PDA’s. Op deze PDA’s draaide een interface gebaseerd op het oude systeem. De orderpicker kon een order downloaden en nam per artikel de hoeveelheid die op het scherm verscheen. Daarna werden de gegevens gesynchroniseerd en een packlist uitgeprint. Geert De Belie: “Het PDA systeem was dringend aan vernieuwing toe. De schermen (monochroom en oud) waren moeilijk leesbaar, de orderpickers konden niet met beide handen werken en op het eind waren er geen reserveonderdelen meer verkrijgbaar. Ik volg de ontwikkeling van het spraakgestuurd orderpicken al een tijdje op de voet. Nu het volledige IT-beheersysteem toch werd vervangen, greep ik de kans om spraaktechnologie ook in ons bedrijf te introduceren.”

Grote variatie van processen

De moeilijkheid van het logistiek proces bij International Duty Free ligt in de grote variatie van processen. Goederen als kleding of parfum vereisen immers een ander proces dan bijvoorbeeld boeken of verse voeding. Geert De Belie: “We moesten dus op zoek naar een breed systeem voor veel processen. Aanvankelijk wilden we een apart WMS systeem installeren, maar gezien de kostprijs, de korte implementatietijd en de complexiteit die drie systemen met zich zouden meebrengen, hebben we besloten om het voice-systeem te laten draaien op het WMS systeem van SAP. Op die manier konden we alvast één interface uitschakelen.”

Na een grondige analyse ontwikkelde Zetes twee applicaties bij International Duty Free, namelijk een met scanning voor goederenontvangst en een zonder scanning voor het orderpicken. Jean-Paul Van Mechelen, projectleider Zetes: “Voordat de goederen  gepickt kunnen worden, moeten ze uiteraard op de juiste picklocatie liggen. Hiervoor hebben we een RF-transactie ontwikkeld voor de put-away van artikelen. Deze transactie gebeurt via scanning. Parallel werd het voice-systeem geïnstalleerd voor het picken van de goederen. De put-away toepassing via RF-scanning en het picken van de goederen via voice vormen de basis van het geïmplementeerde systeem bij International Duty Free. Nadien werden nog enkele extra toepassingen ontwikkeld zoals de bin-to-bin applicatie, waarmee artikelen binnen het magazijn verplaatst kunnen worden en een applicatie die voorraadopname mogelijk maakt, namelijk inventory.”

Pick-and-Pack

Er was echter een specifiek probleem bij het picken van kleding en boeken. De meeste artikelen in het magazijn krijgen één specifiek nummer toegewezen, maar bij kleding kan één artikel verschillende specificaties hebben – kleur en maat bijvoorbeeld. Daarom hebben kledingstukken verschillende locatienummers, afhankelijk van de kleur en maat, voor hetzelfde artikel.  Ook boeken hebben een eigen sorteersysteem. Afgezien van enkele bestsellers komen de meeste titels slechts één keer binnen. Deze titels blijven maximaal 2 of 3 weken op één locatie liggen en worden dan vervangen door een nieuwe titel. Soms liggen er dus meerdere titels op dezelfde locatie. Om dit probleem op te lossen krijgt de orderpicker de mogelijkheid om het systeem te vragen welke titel hij moet kiezen. Voor kleding en boeken wordt het orderverzamelen ondersteund door scanning van de aanwezige barcode: zowel scanner als headset communiceren met de hardware via Bluetooth.

Een ander specifiek onderdeel van het logistiek proces bij International Duty Free is het Pick-and-Pack proces. Dit houdt in dat goederen gepickt worden en meteen in plastic bakken worden gedaan. Voor transport worden de bakken per winkel in rolcontainers gezet. Zowel de rolcontainer als de bakken krijgen elk een uniek nummer toegewezen via voice (Handling Units). Wanneer de rolcontainers vol zijn, worden ze vrijwel direct in de vrachtwagens geplaatst die continu heen en weer rijden tussen het magazijn van International Duty Free en de luchthaven Zaventem. Dankzij de unieke identificatie van de bakken kunnen artikelen in de winkels veel sneller getraceerd worden.

De oplossing in het kort

Onderdelen van het systeem

  • Voice oplossing voor orderpicking
  • Voice oplossing gecombineerd met barcode scanning voor speciale items
  • Barcode scanning voor put-away

Extra applicaties

  • Bin-to-bin applicatie voor goederenbewegingen binnen het warehouse
  • Applicatie voor voorraadinventarisatie
  • Pick & pack applicatie voor orderpicking

Integratie

  • Integratie met SAP

Voordelen

  • Betere traceability
  • Betere ergonomie
  • Eenvoudige handling van speciale items (boeken, kleding, etc.) bij het orderpicken
  • Snellere en eenvoudigere ordervoorbereiding
  • Gestroomlijnde operaties

Flexibiliteit en professionaliteit

Geert De Belie: “Wat me zeker verbaasde was de snelheid waarmee Zetes de voice-applicatie binnen ons bedrijf heeft geïntroduceerd. De analyse startte immers pas einde augustus 2008 en de applicatie was half november testklaar. Na de go-live op 1 januari hadden we aanvankelijk wel te kampen met enkele kinderziektes, maar die werden snel opgelost. Nu ondervinden we nog problemen waarvan de oorzaak ligt in SAP: we zoeken daar nog naar de juiste configuratie voor een optimale “samenwerking” met de voice-client. Intussen zijn ook de pickers enorm enthousiast over het systeem. Ze kunnen immers handsfree werken, wat veel comfortabeler is dan werken met de handhelds die we voorheen gebruikten. Daarnaast waardeerde ik zeker de flexibiliteit, professionaliteit en beschikbaarheid van Zetes. Gezien de veelheid van processen in onze organisatie is de snelheid en nauwkeurigheid van Zetes zeker het vermelden waard”.