Un système RF et vocal gèrent un grand nombre d’opérations complexes pour la distribution des boutiques aéroportuaires

Fondée en 1958, International Duty Free exploite plusieurs boutiques dans les aéroports de Zaventem et Charleroi. Son siège central se situe à proximité de l'aéroport de Zaventem, d'où sont distribuées les marchandises destinées aux boutiques. Pour faciliter et accélérer la préparation et la distribution des milliers d'articles, l'entreprise a adopté, en janvier 2009, un système de préparation des commandes à commande vocale. Pour mettre en œuvre ce système, International Duty Free a fait appel à Zetes Belgique.

Groupe de projet

Geert De Belie, directeur de la logistique, est responsable du processus logistique intégral de International Duty Free. L'équipe logistique de International Duty Free gère le processus de la réception des marchandises jusqu'à leur placement dans les rayons des boutiques dans les aéroports. "En octobre 2007, nous avons décidé de remplacer intégralement l'ancien système de gestion de International Duty Free par SAP. Le nouveau système devait être opérationnel en janvier 2009. Pour faciliter la transition, nous avons mis sur pied un groupe de projet en avril 2008", explique Geert De Belie.

Avant le passage à un système à commande vocale, les préparateurs de commandes de International Duty Free employaient des PDA, sur lesquels tournait une interface basée sur l'ancien système. Le préparateur pouvait télécharger une commande puis prélever la quantité d'articles qui s'affichait à l'écran. Les données étaient ensuite synchronisées, après quoi un bordereau d'envoi était imprimé. Geert De Belie : "Le système des PDA devait être renouvelé de toute urgence. Les écrans (monochromes et usés) étaient peu lisibles, les préparateurs ne pouvaient pas travailler à deux mains, et à la fin, nous ne trouvions plus de pièces de rechange. Cela fait déjà un moment que je suis de près l'évolution des systèmes de préparation à commande vocale. Comme le système de gestion IT venait d'être intégralement remplacé, je me suis dit que l'occasion était idéale pour introduire la technologie vocale dans notre entreprise."

Des processus très variés

La principale difficulté de la logistique de International Duty Free réside dans la grande diversité des processus. Des marchandises telles que des vêtements ou des parfums exigent en effet un processus bien différent que, par exemple, des livres ou des aliments frais. Geert De Belie : "Nous devions donc trouver un système large capable de gérer un grand nombre de processus. À l'origine, nous voulions installer un système WMS indépendant mais au vu du coût et de la complexité inhérents à 3 systèmes et du délai de déploiement très court, nous avons décidé de faire tourner le système vocal sur le système WMS de SAP. De la sorte, nous pouvions déjà désactiver une interface."

Au terme d'une analyse minutieuse, Zetes a développé 2 applications chez International Duty Free: l'une avec scanning pour la réception des marchandises et l'autre sans scanning pour la préparation des commandes. Jean-Paul Van Mechelen, chef de projet chez Zetes : "Avant que les marchandises puissent être prélevées, elles doivent bien entendu se trouver au bon emplacement de préparation. Pour ce faire, nous avons mis au point une transaction RF pour le rangement en stock des articles. Cette transaction s'effectue par scanning. En parallèle, le système vocal a été installé pour le prélèvement des marchandises. L'application de rangement en stock par l'intermédiaire d'un scanning RF et le prélèvement des marchandises par commande vocale constituent la base du système déployé chez International Duty Free. En outre, quelques applications supplémentaires ont été développées, comme l'application bin-to-bin, qui permet de déplacer des articles dans l'entrepôt, ainsi qu'une application permettant l'entrée dans les stocks."

Pick-and-Pack

Un problème spécifique concernait le prélèvement des vêtements et des livres. La plupart des articles en entrepôt reçoivent un numéro spécifique, mais dans le cas de vêtements, un article peut posséder des caractéristiques variées, p.ex. la couleur ou la taille. Les vêtements possèdent dès lors différents numéros d'emplacement, en fonction de la couleur et de la taille, pour un même article.  De même, les livres font l'objet d'un régime spécifique. Hormis quelques best-sellers, la plupart des titres ne rentrent qu'une fois. Ils restent au maximum 2 à 3 semaines à un emplacement, puis sont remplacés par un nouveau titre. Il peut donc arriver que plusieurs titres se trouvent au même emplacement. Pour résoudre ce problème, le préparateur de commande peut demander au système quel titre précis il doit choisir. Pour les vêtements et les livres, la préparation est en outre soutenue par un scanning du code à barres présent. Le scanner et le casque communiquent avec le matériel via une liaison Bluetooth.

Une autre caractéristique spécifique de la logistique de International Duty Free est le processus pick-and-pack. Celui-ci permet le prélèvement des marchandises, qui sont ensuite directement placées dans des bacs en plastique. Pour le transport, ces bacs sont placés dans des conteneurs roulants, un pour chaque boutique. Conteneurs et bacs reçoivent chacun un numéro unique par commande vocale (Handling Units). Lorsque les conteneurs sont pleins, ils sont presque immédiatement placés dans les camions qui font constamment l'aller-retour entre l'entrepôt de International Duty Free et l'aéroport de Zaventem. Grâce à l'identification unique des bacs, la traçabilité des articles dans les boutiques est ensuite bien plus aisée.

La solution en résumé 

Les pierres angulaires du système 

  • Solution vocale pour la préparation des commandes
  • Solution vocale combinée avec la lecture codes à barres pour les articles spéciaux
  • Lecture codes à barres pour les sorties

Autres applications : 

  • Application “Bin to Bin” pour optimiser les déplacements 
  • Application Inventaire
  • “Pick & Pack” pour la préparation de commandes

Integration

Intégration à SAP 

Avantages

  • Traçabilité améliorée
  • Meilleure ergonomie pour les utilisateurs
  • Manipulations facilitées des petits articles (livres, vêtements…)
  • Préparation de commandes plus rapide et plus facile 
  • Rationalisation des opérations 

Souplesse et professionnalisme

Geert De Belie : "J'ai surtout été épaté par la vitesse à laquelle Zetes a introduit l'application vocale dans notre entreprise. L'analyse n'a en effet débuté qu'à la fin d'août 2008, et l'application était prête à être testée à la mi-novembre. Après le passage en production le 1er janvier, nous avons été confrontés à quelques maladies de jeunesse, mais celles-ci ont été rapidement résolues. À l'heure actuelle, nous rencontrons encore des difficultés qui sont causées par SAP : nous cherchons encore la bonne configuration pour une 'collaboration' optimale avec le client vocal. Les préparateurs sont eux aussi ravis du système. Ils peuvent en effet travailler à deux mains, ce qui est bien plus confortable que les terminaux portables que nous utilisions précédemment. Par ailleurs, j'ai apprécié la souplesse, le professionnalisme et la disponibilité de Zetes. Compte tenu de la multiplicité des processus dans notre organisation, il faut vraiment souligner la rapidité et la précision dont Zetes a fait preuve."