Biomnis Ireland vervangt het papieren proces door een volledig geautomatiseerde traceerbaarheidsoplossing voor het transport van pathologische monsters. Met behulp van de oplossing ZetesChronos zijn zij verzekerd van realtimetraceerbaarheid en elektronische Proof of Delivery bij het transport van monsters van patiënten naar het lab.

Biomnis is Ierlands grootste onafhankelijke leverancier van medisch labtestdiensten. Het bedrijf bedient 500 klanten in de publieke en particuliere sector door het hele land. Vanuit hun vestiging in Dublin levert Biomnis ISO 15189-gecertificeerde testdiensten  voor alle toepassingen op het gebied van pathologische geneeskunde. Onlangs hebben ze de ZetesChronos Proof of Delivery-oplossing geïmplementeerd – door Biomnis intern 'BioTrak' genoemd – om zeker te zijn van realtime traceerbaarheid online en om de klantentevredenheid te verbeteren. Andere voordelen zijn onder meer een efficiënter facturatieproces, conformiteit met de VN-traceerbaarheidsvoorschriften en snelle reactietijden voor het afhandelen van aanvragen van de klanten.

Vervangen van het bestaande papieren proces door digitaal traceren

Tot voor kort vertrouwde Biomnis op een eenvoudig maar effectief handmatig delivery tracking-systeem. Dit bestond uit een 3-delig bonnensysteem met een uniek trackingnummer dat manueel bijgewerkt en overgedragen werd bij elke fase van het transporttraject. Bij dit tijdrovende beheer- en registratieproces kreeg elke bij een verzending betrokken partij een gedeeltelijke kopie van de bonnen als Proof of Delivery. Biomnis besloot te investeren in een grootschalige upgrade van hun handmatige systeem door ditzelfde proces om te zetten in een elektronisch systeem. Het hoofddoel was om te beschikken over realtime traceerbaarheid online.

Functies specifiek voor medische transporten

Na een marktonderzoek vond Biomnis Zetes de ideale partner vanwege de ervaring met andere specialisten in pathologisch transport. Zetes’ reputatie door het leveren van een gedegen Proof of Delivery-oplossing aan AnPost, het Ierse nationale postbedrijf, en DPD was ook een pluspunt.

"We hebben ook naar andere leveranciers van oplossingen gekeken, maar we vonden Zetes het meest capabel en ervaren in onze sector", vertelt David Norris, Operations Director bij Biomnis. Daarnaast liet Biomnis weten dat ZetesChronos beschikte over alle functionaliteiten die hun klanten nodig hadden, zoals conformiteit met de voorschriften voor vervoer van gevaarlijke goederen en vertrouwelijkheid van patiëntengegevens. "Er waren andere leveranciers met vergelijkbare oplossingen, maar geen enkele had zoveel functies en was zo geschikt voor onze business", voegt hij hieraan toe.

Een volledig geautomatiseerd proces

Het eenvoudige maar doeltreffende proces begint met het inboeken van een pakket voor verzending en het aanbrengen van een label met een unieke barcode. Bij het ophalen heeft de chauffeur een Honeywell CN51 mobiele terminal bij zich en scant hij de barcode om te bevestigen dat de zending opgehaald is en verwerkt wordt. Het scannen wordt herhaald bij elke fase van het transportproces. De informatie wordt in realtime verstuurd naar het systeem en is online beschikbaar, zodat de klant op elk moment de status van de verzending kan controleren. Als het pakket afgegeven wordt bij de ontvanger, dan scant de chauffeur de barcode en vraagt hij de ontvanger om een handtekening te zetten om te bevestigen dat de zending afgeleverd is.

Traceerbaarheid tijdens het transport van monsters

Er was enige specifieke aanpassing van de standaard ZetesChronos-oplossing nodig om nachtopslag van monsters mogelijk te maken en voor 'overdracht aan en overdracht uit'-traceerbaarheid. Deze functie wordt gebruikt als monsters overgedragen worden van de ene naar de andere Biomnis-chauffeur, die elk verantwoordelijk zijn voor een bepaald levergebied, bij vaste ophaal- en afleverpunten. Op die manier kan Biomnis een kostenefficiënte landelijke bediening garanderen met specifieke chauffeurs voor elk gebied en blijven hoge kwaliteits- en veiligheidsniveaus voor de monsters gewaarborgd.

Voordelen

Flexibele orderboeking en ophaling/aflevering

De eerste reacties van de klanten waren positief en ze waren allen onder de indruk van het gebruiksgemak van het nieuwe onlineboekingssysteem, het geboden niveau van automatische traceerbaarheid en de snelle reactietijden voor het ophalen van zendingen.

Conformiteit met de VN-voorschriften

Met dit systeem kan Biomnis besmettelijke stoffen en ziekteverwekkers bevattende zendingen vervoeren, die onder de op het VN-classificatieoverzicht gebaseerde wetten vallen, met automatische productie van de vervoersdocumenten zoals vereist volgens het ADR (Accord européen relatif au transport international des marchandises Dangereuses par Route) ofwel het Europese akkoord betreffende internationaal vervoer van gevaarlijke goederen over de weg.

Ondersteuning van temperatuurscontrole van zendingen

ZetesChronos geeft automatische instructies aan de chauffeurs en waarschuwt hen als ze de temperatuur, waaraan de verschillende pakketten vervoerd moeten worden, moeten corrigeren

Verbeterde ergonomie

David Norris: "De medewerkers van de logistiek beheer- en administratieve teams van Biomnis hebben ook zeer positief gereageerd en vinden ZetesChronos veel gemakkelijker om mee te werken dan de omslachtige papieren bonnen."

Biomnis gebruikt ZetesChronos momenteel voor het monitoren van bedrijfs-KPI's, zoals volbrachte tijdige leveringen en dagelijkse levervolumes.

"In korte tijd heeft ZetesChronos zich bewezen als een succes bij de klanten en we waren zeer onder de indruk van de 'can do'-houding van Zetes als technologische partner", zegt David Norris tot slot.