A Biomnis Irlanda substituiu o seu processo de papel por uma solução de rastreabilidade totalmente automatizada para o transporte de amostras patológicas. Utilizando a solução ZetesChronos, é possível garantir a rastreabilidade em tempo real e prova de entrega eletrónica durante o transporte de amostras de pacientes para o laboratório.

A Biomnis é a principal prestadora independente de serviços de testes médicos laboratoriais da Irlanda. A empresa conta com 500 clientes do setor público e privado na Irlanda. Nas suas grandes instalações em Dublin, a Biomnis fornece serviços de testes com a certificação ISO 15189 em todos os campos da patologia médica. A empresa implementou recentemente a solução de Prova de Entrega ZetesChronos – que a Biomnis denominou internamente como "BioTrak" – para assegurar a rastreabilidade online em tempo real e oferecer níveis superiores de satisfação dos clientes. Outras vantagens incluem a melhoria da eficiência na faturação, conformidade com os regulamentos de rastreabilidade das Nações Unidas e tempos de resposta rápidos relativamente às questões dos clientes.

Substituição dos processos em papel pela rastreabilidade digital

Até ao momento, a Biomnis utilizava um sistema de rastreabilidade da entrega manual, mas eficaz. O processo incluía um sistema de registo composto por 3 elementos com um número de rastreio único que seria atualizado manualmente e transferido em cada fase do percurso de transporte. Num processo moroso de administrar e registar, cada parte envolvida na expedição iria reter uma cópia parcial do registo como prova de entrega. A Biomnis decidiu investir numa atualização significativa do respetivo sistema manual, migrando o mesmo processo para formato eletrónico. O principal objetivo consiste em oferecer rastreabilidade online em tempo real.

Funcionalidades adaptadas ao transporte médico

Na sequência de uma análise de mercado, a Biomnis identificou a Zetes como parceira ideal devido à sua experiência em trabalhar com outros especialistas no transporte de amostras patológicas. A reputação da Zetes no fornecimento de uma solução de prova de entrega robusta para a AnPost, empresa de serviço postal nacional da Irlanda e para a DPD foi um fator adicional a ter em conta.

"Considerámos outros fornecedores de soluções, mas concluímos que a Zetes era a empresa com maior capacidade e experiência do setor", declarou David Norris, Diretor de Operações da Biomnis. Para além disso, a Biomnis declarou que a solução ZetesChronos forneceu todas as funcionalidades de que os seus clientes precisavam, como a conformidade com o transporte de mercadorias perigosas e confidencialidade dos dados dos pacientes. “Outros fornecedores ofereciam soluções semelhantes, mas nenhuma era tão completa do ponto de vista funcional e adequada ao nosso negócio", acrescentou David Norris.

Um processo totalmente automatizado

O processo simples mas eficiente começa com o agendamento de uma encomenda para entrega, etiquetada com um código de barras único. Mediante a recolha, o motorista, equipado com um terminal portátil Honeywell CN51, digitaliza o código de barras para indicar que a recolha foi realizada e está em curso. A digitalização é repetida em cada fase do processo de entrega. As informações são enviadas em tempo real para o sistema e ficam disponíveis online, permitindo ao cliente verificar o estado da entrega a qualquer momento. Quando a encomenda é entregue ao destinatário, o motorista digitaliza o código de barras e solicita ao destinatário que confirme através da sua assinatura que a entrega foi devidamente efetuada.

Rastreabilidade durante a transferência de amostras

Foi necessário personalizar a solução ZetesChronos padrão para permitir o armazenamento de amostras durante a noite e a rastreabilidade de "transferência de e transferência para". Esta funcionalidade é utilizada quando são trocadas amostras entre motoristas da Biomnis, sendo que cada um é responsável por um determinado território de entrega, em pontos de recolha e entrega específicos. Deste modo, a Biomnis assegura um serviço nacional eficiente em termos de custos com motoristas dedicados para cada região e mantém elevados níveis de qualidade e segurança das amostras.

Vantagens alcançadas

Agilidade no agendamento de encomendas e execução de recolha/entrega

O feedback inicial dos clientes foi positivo e ficaram unanimemente impressionados com a facilidade de utilização do novo sistema de agendamento online, com o nível de rastreabilidade automática oferecida e com os rápidos tempos de recolha.

Conformidade com a legislação das Nações Unidas

O sistema permite à Biomnis transportar substâncias infeciosas e remessas com agentes patogénicos, classificados pela legislação das Nações Unidas, com produção automática de notas de entrega de transporte conforme exigido pelo ADR (Acordo Europeu relativo ao Transporte Internacional de Mercadorias Perigosas por Estrada).

Possibilidade de distribuição a temperatura controlada

A solução ZetesChronos fornece instruções automáticas aos motoristas, alertando-os para a temperatura correta a que cada encomenda deve ser transportada.  

Ergonomia reforçada

David Norris: "Os colaboradores das equipas de gestão e administração logística da Biomnis também responderam de forma muito positiva e consideram a ZetesChronos muito mais fácil de utilizar do que o pesado sistema de registo em papel."

A Biomnis utiliza a ZetesChronos para monitorizar os indicadores chave do desempenho (KPI), tais como as entregas concluídas e atempadas, bem como o volume de entregas diárias.

"Num curto espaço de tempo, a ZetesChronos demonstrou ser uma verdadeira vencedora junto dos clientes, sendo que ficámos muito impressionados com a atitude prática da Zetes enquanto parceira tecnológica", concluiu David Norris.