Uma nova Solução de Prova de Entrega significa rastreabilidade total e responsabilização do condutor, informação em tempo real e uma melhor prestação de serviços ao cliente.

Paulo Rosa, director dos Sistemas de Informação da Chronopost, explica como o sistema beneficiou a empresa.

Quais as mudanças no sector postal ocorridas nos últimos anos?

Paulo Rosa : À medida que o sector postal se ajusta à liberalização, a introdução de serviços novos e melhorados que nos diferenciam e que são uma mais-valia para os clientes é uma prioridade para a Chronopost em Portugal. Num negócio baseado em serviços, como é o nosso caso, aumentar os níveis de satisfação dos clientes depende da exactidão das informações disponibilizadas online e em tempo real.  Significa ter um serviço de entregas transparente para os clientes e uma maior responsabilização dos funcionários em campo.

Como é que a solução ePOD o ajuda a conseguir isto?

Paulo Rosa : Entregamos cerca de 8,5 milhões de encomendas por ano e o sistema ajuda-nos a melhorar significativamente a qualidade do serviço, o controlo interno de processos e a redução de custos. Também ajudou a transferir alguma da responsabilidade da eficiência organizacional para os clientes, o que significa que somos competitivos, inovadores e podemos aumentar a nossa quota de mercado. Os nossos sistemas operacionais tornaram-se mais amigos do ambiente.  Enquanto empresa do sector postal, a utilização de papel é muito intensa e, embora isto ainda seja uma exigência legal, visto que a solução ePOD recolhe os dados na fonte através de PDA móveis, podemos minimizar a nossa dependência de procedimentos baseados em papel.

Quais são os principais factores que determinam o vosso investimento?

Paulo Rosa : Quando investimos em TI, embora procuremos obter um reembolso directo e um certo nível de retorno dos nossos investimentos, também consideramos a satisfação dos clientes como uma forma de rendimento.  Quanto maior for a satisfação dos clientes maior será a nossa taxa de crescimento.  Mas, como somos inovadores e não seguidores, os nossos projectos de investimento têm de nos distinguir da concorrência e ajudar-nos a diferenciar os nossos serviços.

Qual a vossa relação com a Zetes?

Paulo Rosa : A Zetes é a nossa parceira de recolha de dados há 15 anos e é justo afirmar que este sistema de prova de entrega se tornou no pilar dos nossos sistemas de TI. Os nossos clientes querem serviços baseados em informação, inovação, flexibilidade, integração, qualidade, eficiência e fiabilidade – e todos estes aspectos dependem das soluções de Auto ID. 

Quais as mudanças verificadas?

Paulo Rosa : Agora as entregas e os processos de trabalho são registados através do sistema, fornecendo visibilidade e rastreabilidade das encomendas e dos funcionários em campo em qualquer altura.  A qualidade do serviço melhorou porque as mensagens de aviso são enviadas para os condutores para garantir que as entregas são efectuadas atempadamente e as informações recolhidas estão completas.  Além disso, o tempo para a realização de tarefas individuais, por exemplo, a recolha de uma assinatura, foi reduzido.  A comunicação melhorou pois os condutores estão ligados a um sistema central de controlo de tráfego que possibilita a partilha de informações e acesso a dados GPS em tempo real durante todo o dia.  Como parte dos procedimentos diários, o sistema verifica a exactidão dos dados digitalizados e introduzidos em cada PDA para eliminar erros que criam problemas de qualidade e significam uma prestação de serviços de menor qualidade.

O sistema melhorou a responsabilização do condutor?

Paulo Rosa : Sim, o fluxo de trabalho diário é mais organizado e preciso.  Todas as manhãs, os operadores recebem instruções claras relativas às tarefas que devem executar e, ao longo do dia, dados para cada processo, desde a recolha de encomendas até à expedição e entrega final, são capturados em códigos de barras 2D. Além disso, uma vez que o sistema monitoriza as actividades diárias concluídas, os operadores são avaliados com base nos níveis de desempenho e beneficiam da melhoria na segurança.  Um receptor GPS incorporado optimiza as rotas de entrega do condutor, o que significa que a qualidade do serviço, os níveis de recolha total de dinheiro e o consumo de combustível podem ser monitorizados.

O que é que os seus clientes acham da ePOD?

Paulo Rosa : As vantagens da solução de Prova de Entrega da Chronopost para o cliente final são claras e sabemos que apreciam o investimento que fizemos.  99,2% das encomendas possuem agora um registo de entrega completo e podemos oferecer uma maior visibilidade e rastreabilidade das encomendas em trânsito.  O sistema também é mais flexível e os clientes podem alterar o ponto de entrega planeado originalmente, o que permite que as encomendas possam ser recolhidas num lugar ou a uma hora mais conveniente. No fim de contas, a entrega no dia seguinte é agora um bem essencial e estamos todos conscientes desse facto – é o que nos impulsiona a continuar a inovar e a sermos os melhores no que fazemos.