Biomnis ha implantado la solución ZetesChronos  para garantizar la trazabilidad en tiempo real del transporte de muestras clínicas, y proporcionar comprobantes de entrega electrónicos durante el traslado hasta el laboratorio.

Biomnis es el principal laboratorio clínico de Irlanda y ofrece sus servicios a más de 500 clientes en todo el país, tanto del sector público como del privado. Desde sus excelentes instalaciones de Dublín, Biomnis proporciona servicios de análisis clínicos acreditados con la norma ISO 15189 en todos los campos de la patología clínica. Recientemente, Biomnis ha implantado la solución de comprobante de entrega (POD) ZetesChronos, que la empresa llama internamente «BioTrak», para garantizar la trazabilidad digital en tiempo real y aumentar la satisfacción de sus clientes . Entre las ventajas que ofrece destacan un servicio de facturación más eficiente , el cumplimiento de la legislación sobre trazabilidad de la ONU y la rapidez a la hora de responder las consultas de los clientes.

Sustitución de los procesos en papel por la trazabilidad digital

Hasta hace poco, Biomnis realizaba el seguimiento de las entregas manualmente, un sistema simple pero eficaz. Para ello, se empleaban listas de envío con tres copias y un número de seguimiento único que se actualizaba y transfería manualmente en cada fase de la cadena de suministro. Cada uno de los participantes en el proceso debían conservar una copia de la lista de envío como comprobante de entrega , pero este sistema conllevaba mucho trabajo de gestión y registro. Biomnis decidió invertir en mejorar su sistema manual migrando el mismo proceso a formato electrónico, con un objetivo claro: implantar la trazabilidad digital en tiempo real .

Adaptación al transporte médico

Tras analizar las opciones disponibles en el mercado, Biomnis eligió a Zetes por su experiencia con otras empresas de transporte de muestras clínicas. Otro punto a favor era haber proporcionado una solución de comprobante de entrega de gran eficacia a AnPost (el servicio postal irlandés) y a la empresa de mensajería DPD.

«Consideramos propuestas de otras empresas, pero llegamos a la conclusión de que Zetes era la empresa más capacitada y con más experiencia en nuestro sector», explica David Norris, director de Operaciones de Biomnis. Además añadió que  ZetesChronos  ofrece todas las funciones que necesitan sus clientes,  así como la conformidad con las normativas de transporte de mercancías peligrosas y la confidencialidad de los datos de los pacientes . « Otras empresas nos ofrecían soluciones parecidas, pero ninguna nos proporcionaba tantas funcionalidades tan adaptadas a nuestro negocio» , concluye David Norris, director de Operaciones de Biomnis.

Proceso totalmente automatizado

El proceso, simple pero eficiente, se inicia con la petición de entrega de un paquete, que se etiqueta con un código de barras único. El conductor lo recoge y escanea el código de barras con un dispositivo móvil Honeywell CN51 para dejar constancia de la recogida e indicar que se ha iniciado el proceso. El código de barras se vuelve a escanear en cada fase del proceso de entrega. La información se envía al sistema en tiempo real y se puede consultar online, lo que permite al cliente comprobar el estado de su entrega en cualquier momento . Cuando el paquete se entrega al destinatario, este debe firmar la entrega y el conductor escanea el código de barras para confirmar que todo es correcto.

Trazabilidad durante la transferencia de muestras

Para permitir el almacenamiento nocturno de las muestras y habilitar la trazabilidad durante las transferencias fue necesario realizar algunas customizaciones sobre la versión standard de la  solución ZetesChronos. Esta funcionalidad es usada cuando los conductores de Biomnis se intercambian las muestras, ya que cada zona tiene asignada un responsable de los puntos de recogida y entrega especificados. De este modo, Biomnis puede prestar un servicio económico en todo el país, con personal asignado en cada región y manteniendo un elevado nivel de calidad y seguridad de las muestras.

Ventajas de la solución

Agilidad en la solicitud del transporte y en el proceso de recogida/entrega

Los comentarios de los clientes han sido positivos desde el primer momento, y han quedado gratamente sorprendidos por la facilidad de uso del nuevo sistema de solicitud online , el nivel de trazabilidad automática y el rápido servicio de recogida.

Conformidad con la legislación de la ONU

Gracias a este sistema, Biomnis puede transportar sustancias infecciosas y realizar envíos de agentes patógenos, clasificados por la legislación de la ONU, con producción automática de albaranes de entrega tal como exige el ADR (Acuerdo Europeo sobre el transporte internacional de cargas peligrosas por vía terrestre).

Distribución con control de la temperatura

ZetesChronos proporciona instrucciones automáticas a los conductores para que adapten la temperatura a la que debe transportarse cada paquete. 

Mayor ergonomía

David Norris: «Los empleados de los departamentos de logística y administración también han respondido muy positivamente a ZetesChronos, y consideran que este sistema es mucho más fácil de utilizar que el sistema anterior de listas de envío en papel.»

En la actualidad Biomnis también utiliza ZetesChronos para controlar los indicadores clave del rendimiento, como las entregas realizadas, la puntualidad y el volumen de entregas diarias.

«En poco tiempo, ZetesChronos ha dejado impresionados a nuestros clientes, y nosotros mismos nos hemos quedado sorprendidos de todo lo que puede hacer Zetes como socio tecnológico» , concluye David Norris.