Firma SAX do svých logistických procesů nasadila mobilní řešení ZetesChronos - Proof of Delivery, které umožňuje optimalizované plánování tras a efektivní logistické procesy. Mezi hlavní výhody vedení firmy SAX řadí plnou sledovatelnost v rámci procesu dodání, vizuální důkaz dodání a to i v případě dodávek bez přímého převzetí odběratelem, více než hodinovou úsporu času díky optimalizaci tras a snížení počtu chybných dodávek o polovinu.
Každý den vyjíždí z bran distribučního střediska SAX o ploše 26.800m2 více než dvacet nákladních vozů, které míří ke stavebním firmám, profesionálním instalatérům a do pobočkových prodejen této společnosti. Každý den je provedeno zhruba 450 dodávek a nejnáročnějším úkolem bylo zajistit plnou sledovatelnost od nakládky až po dodání spolu s prokázáním správnosti dodávky a stavu zásilky, což je zvláště důležité u dodávek bez přímého převzetí odběratelem, které jsou například ponechány na staveništi podle pokynů zákazníka.
Firma SAX neustále hledá nové progresivní způsoby, jak zajistit co nejlepší služby pro své zákazníky. Rychlý růst nutí vedení firmy SAX k optimalizaci dodavatelských procesů, protože v krátké době, firma vyrostla z malého lokálního velkoobchodu na středně velkou firmu s celorepublikovým pokrytím, 15 pobočkami a s více než 300 pracovníky.
‘Unattended deliveries’ – Dodání bez osobního převzetí
Dodávky bez osobního převzetí ('Unattended Deliveries“) jsou zvláštní formou dodání nejen v oblasti sanitární keramiky a vzduchotechniky. "Instalatéři jsou často mimo své provozovny, takže dodávky musí být uloženy na dohodnutém místě mimo provozovnu nebo jsou zásilky doručovány přímo na staveniště, kde v okamžiku dodání nemusí být nikdo k dispozici, aby osobně převzal zásilku. Takové dodávky byly často předmětem sporů zejména z hlediska úplnosti a stavu zásilky v době doručení. „Nebyli jsme schopni prokázat, že naši řidiči doručili zásilku v nepoškozeném stavu, některé částí dodávky 'zmizely' nebo byly prohlášeny za poškozené, což vedlo k obtížným situacím a ztrátám pro naši firmu", říká Erik Van Den Berghe, ředitel logistiky SAX.
Firma SAX potřebovala spolehlivý systém pro vyřešení všech uvedených problémů a začala hledat integrované řešení pro optimalizaci dodávek, zajištění kvalitních služeb včetně optimalního plánování tras.
Electronický 'Proof of Delivery'
Když firma SAX začala hledat vhodného dodavatele, obrátila se na společnost Zetes, která v rámci výběrového řízení nabídla komplexní řešení ZetesChronos.
Na základě výběrového řízení si firma SAX vybrala právě řešení ZetesChronos - Proof of Delivery s přidaným modulem optimalizace tras a napojením na stávající systém ERP společnosti SAX. 25 řidičů dostalo nové dotykové PDA Intermec CN50. Systém poskytuje v reálném čase informace o pohybu zboží a řidičů dodávek, kteří dodávky zajišťují, což zaručuje sledovatelnost v průběhu celého procesu doručení.
Během toho, jak řidiči absolvují své trasy, systém shromažďuje všechna data pořízená při logistických transakcích, od nakládání vozů až po dodání, vyzvednutí a záznam vrácených položek. Tyto informace jsou sbírány pomocí PDA a jsou přenášeny na centrálu. Díky tomu má dispečer neustále přehled o stavu všech objednávek v reálném čase.
Díky datovému propojení systému ZetesChronos a stávajícího ERP systému firmy SAX mohou řidiči používat PDA pro sběr veškerých dat z průběhu logistických operací, počínaje nakládkou, přes dodávky a vyzvednutí zásilek, až po registraci vráceného zboží či vratných obalů. Tyto informace jsou sbírány v elektronické podobě v PDA a přenášejí se do centrály tak, aby dispečer měl přehled o zásobách a stavu zásilek v reálném čase. Zetes také instaloval modul pro optimalizaci tras, který je plně integrován s ERP systémem SAX.
Optimalizované trasy rozvozu
Každá z plánovaných zastávek, je přiřazena do skupiny dodávek v rámci ERP systému. Od 6 hodin ráno den před plánovaným dodáním, rozděluje dispečer celkový náklad na jednotlivé nakládky podle zeměpisné oblasti cílového zákazníka. Tento postup je založen především na zkušenosti dispečera a znalosti produktů. Vzhledem k tomu, že rozměry výrobků firmy SAX jsou velmi různorodé, je prakticky nemožné, aby se optimalizace nakládky vozidel prováděla automaticky.
Výsledné nakládky jsou následně zaslány z ERP do systému ZetesChronos, který optimalizuje rozvozové cesty pomocí GPS souřadnic, s ohledem na priority zákazníků. Dispečer může plánované trasy ručně upravit tak, aby upravil vytížení jednotlivých řidičů.
Bart Herreman, manažer logistiky ve firmě SAX, říká: "Naše předchozí aplikace byla velmi komplikovaná, ale současný systém nám dává jednoduché, uživatelsky příjemné řešení, které je šité na míru našim potřebám. V současnosti ušetříme zhruba hodinu denně při optimalizaci tras a můžeme vyřídit mnohem víc objednávek, což představuje významnou složku návratnosti investic. Díky tomu nemusíme omezovat příjem a zpracování objednávek a nemusíme prodlužovat dobu zpracování objednávek pro vychystání, balení, nakládání a tak dále."
Objednávky do 6:00 ráno
Zákazníci mohou objednávat až do 6 hodin ráno s dodáním zboží ve stejný den. Řidiči dorazí na distribuční centrum mezi 6. a 8. hodinou ranní, vyzvednou si PDA a vytištěné dodací listy. PDA každého řidiče obsahuje naplánovanou trasu s jedinečným číslem, které určuje číslo nákladové rampy. Řidiči vyzvedávají zboží/zásilky vychystané přes noc na přidělené rampě.
Auditované dodávky
Pracovníci skladu zabalí vychystané zboží smršťovací fólií a označí jej samolepícím štítkem konkrétního zákazníka. Řidiči při nakládce naskenují tento štítek do PDA a potvrdí tím naložení správné zásilky na správné vozidlo. Řidič má v PDA svoji naplánovou trasu na daný den a může ji přizpůsobit (například pořadí zastávek) podle aktuální potřeby. Dispečer poté schválí takovou úpravu cesty a řidič se může odchýlit od naplánované trasy s využitím GPS navigace. Jakmile je zásilka doručena, řidič naskenuje štítek na obalu zásilky a tím potvrdí její doručení zákazníkovi. Při zadání/naskenování špatné položky se zobrazí chybová zpráva. Zákazník potvrzuje přijetí zásilky podpisem na dotykovou obrazovku PDA, případně podpisem na předtištěný dodací list.
Vizuální potvrzení o doručení
Řidič při předání zásilky současně pořídí fotografii zásilky do PDA v okamžiku předání jako důkaz o stavu zásilky v okamžiku doručení. Výsledkem je potvrzení o stavu především pro dodávky bez osobního převzetí, protože fotografie s časovým razítkem představuje doklad o dodávce a vizuální pomůcku pro audit, aby se předešlo sporům se zákazníkem. Následně může řidič provést převzetí vratných obalů (např. europalet).Současně se s fotografií ukládá i GPS pozice, takže je možné přesně určit, na kterém místě (např. stavby) byla zásilku uložena pro snažší dohledání.
Řidič může také zaznamenat jakékoli anomálie, jako je například poškození obalu, nepřítomnost zákazníka nebo jiný problém s dodávkou (např. nesprávné dodávky). Dispečer v distribučním centru vidí tyto informace v reálném čase a může okamžitě reagovat a se zákazníkem dohodnout způsob vyřešení problému včetně náhradního dodacího termínu. "Všechno běží v reálném čase, což nám umožňuje informovat zákazníky mnohem rychleji," říká Erik Van Den Berghe.
Geo-lokace
PDA řidiče obsahují GPS systém, který umožňuje sledovat řidiče a jejich dodávky v reálném čase. To zajišťuje minimalizaci neproduktivních jízd a plýtvání PHM což snižuje náklady firmy SAX.
Následující den řidič vyloží zbývající položky/zásilky v distribučním centru. Tyto zásilky mohou zahrnovat zboží, které nebylo možné doručit, plánované vyzvednuté zásilky, nesprávné či poškozené zásilky z předchozího dne a vráceného zboží, přičemž každá transakce je zaznamenána přes PDA.
Méně chyb, méně reklamací
ZetesChronos může být integrován s jakýmkoli existujícím IT systémem. Ve firmě SAX Sanitair byla integrace se stávajícím ERP systém komplexní a výsledné řešení splnilo veškerá očekávání zákazníka. "Proces datové integrace byl časově náročný, ale komunikace a spolupráce byly vždy profesionální a bezproblémové. Implementační tým firmy Zetes byl, a stále je, k dispozici pro nás vždy, když je potřebujeme," říká Erik Van Den Berghe.
Investice se nám skutečně vyplatila. "Díky řešení ZetesChronos jsme snížili na polovinu chybovost našich dodávek z 0,5% na 0,25%. V důsledku toho máme nižší náklady na doručení a méně reklamací. Máme také významně méně sporů se zákazníky, především díky fotodokumentaci zásilek, kterou pořizují řidiči při dodání zásilek na místě jako důkaz a díky GPS jednoznačné identifikaci polohy místa vykládky," potvrzuje Erik Van Den Berghe.