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Am 20. Mai 2019 ist die Tabakproduktrichtlinie in Kraft getreten. Sie betrifft zuerst die Herstellung, den Vertrieb und den Verkauf von Zigaretten sowie das selber Drehen. Damit die Produkte auf dem Markt zugelassen werden, müssen sie mit einer eindeutigen Seriennummer versehen sein. Die Daten der einzelnen Verpackungen und Transaktionen müssen erfasst werden und mit dem Produkt zusammen durch die Supply Chain wandern. Bis 2024 sollen dann alle Tabakprodukte unter die Richtlinie fallen. Ziel der TPD ist es, die Gesundheit der EU-Bürger zu schützen, Schmuggel zu unterbinden und Steuereinnahmen zu sichern.
Die Veränderungen werden die gesamte Supply Chain betreffen: Hersteller, Vertrieb und Handel. Die Anforderungen der einzelnen Organisationen können jedoch variieren und sie müssen entsprechend reagieren. Statt einen separaten Prozess einzuführen, ist der Aufbau einer Lösung, die sich in die bestehenden Prozesse integriert, deutlich effizienter. Olivier Frère, Experte für Rückverfolgbarkeit bei Zetes, erläutert die drei wichtigsten Prioritäten auf dem Weg zur Compliance:
1. Die eigenen Pflichten erkennen und verstehen
Zuerst ist es wichtig, dass die Beteiligten der Supply Chain alle Anforderungen der Richtlinie genau verstehen und sich einen Fahrplan zur Erfüllung ihrer Compliance-Pflichten überlegen. Die Bewegungen aller Tabakprodukte werden ab jetzt in der gesamten Supply Chain gescannt und aufgezeichnet, angefangen bei der Herstellung über den Vertrieb bis zur Verkaufsstelle.
Dennoch gibt es keine Pauschallösung. So verfügen einige Großhändler zwar über ein Warehouse Management System (WMS), doch es ist äußerst unwahrscheinlich, dass sie über die nötigen Kapazitäten verfügen, um alle erforderlichen Daten zu erfassen, zu verarbeiten und an den EU-Router zu übertragen. Die Richtlinie gilt auch für Betreiber des mobilen Fahrverkaufs, Direktlieferungen von Produkten an Filialen, Betreiber von Zigarettenautomaten und Lieferanten für Verkaufsstellen im Einzelhandel: Bei jedem Schritt und an jedem Ort muss die Compliance gewährleistet sein.
2. Die richtigen Lösungspartner auswählen
Um sich effektiv auf die Richtlinie einzustellen, sollten die Betroffenen:
- Ihren Lösungspartner sorgfältig auswählen, indem sie sich vergewissern, dass dieser bereits eng mit der Europäischen Kommission zusammenarbeitet und sich mit den Anforderungen bestens auskennt.
- Partner zu Rate ziehen, die eine starke Erfolgsbilanz auf regulierten Märkten aufweisen. Geschäftliche Effizienz – und erst recht die Compliance – können beeinträchtigt werden, wenn die geeignete Technologie fehlt, es an Datenkumulierungskapazitäten mangelt oder die Lösung nicht zukunftssicher ist.
- Auf minimalen zusätzlichen Personalbedarf achten. Das gelingt am besten, wenn vorab geklärt wird, ob sich die vorgeschlagene Lösung in die bestehenden Prozesse einbetten lässt. Eine isolierte, eigenständige Lösung würde zusätzliche Risiken und Kosten für den laufenden Betrieb bedeuten.
- Sicherstellen, dass der Partner in der Lage ist, sich über die EU-Registrierungsstelle mit dem primären Repository zu verbinden.
Für Hersteller muss die Lösung die Identifizierung von Verpackungen und Produkten ermöglichen. Das ist nicht nur für die Serialisierungs- und Kumulierungsprozesse wichtig, sondern auch für die Rückverfolgbarkeit. In der Gesamtlösung sollte auch ein primäres Repository enthalten sein, in dem alle relevanten Daten veröffentlicht und angereichert werden.
Für Handel und Vertrieb muss die Lösung die eindeutigen Identifizierungscodes zusammen mit den spezifischen Verkaufsdaten erfassen, kombinieren und veröffentlichen, damit Transaktionen und ihre Beteiligten identifiziert werden können.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie ein Unternehmen eine konforme Lösung implementieren kann: Entweder ein integriertes System, das sich mit allen bestehenden Datenbanken zum Erreichen von größerer Effizienz verbindet oder eine eigenständige Lösung für einen schnellen Turnaround. Allerdings muss darauf geachtet werden, dass die Lösung so aufgestellt ist, dass sie in einer zweiten Phase weiterentwickelt werden kann, damit Effizienz und Compliance durchgehend gewährleistet bleiben.
3. Zusätzliche Aktivitäten in den Lager- und Transportprozessen
Wenn Compliance-Projekte richtig durchgeführt werden, können sie den Geschäftsbetrieb bereichern und werden nicht nur als aufgezwungene neue Regulierung empfunden. Die Implementierung eines TPD-Projekts mag zwar zuerst als Unterbrechung der Prozesse angesehen werden, doch bei geeigneter Anleitung, Automatisierung und Technologie können Betroffene damit einen zusätzlichen wirtschaftlichen Nutzen erzielen und genießen so zusätzlich zur Compliance mehr Transparenz in der Lieferkette.
Bei richtiger Durchführung können Compliance-Projekte eine Bereicherung für den Geschäftsbetrieb darstellen statt einer aufgezwungenen neuen Regulierung.
Unternehmen wollen ihre Prozesse effizienter gestalten und neue Regulierungsvorschriften verlangen nach immer mehr Transparenz bei der Bewegung von Produkten. Die Unternehmen müssen jede Chance ergreifen, um die Vorteile der Rückverfolgbarkeit in der gesamten Lieferkette nutzen zu können. Dazu sollten sie eine flexible Lösungsplattform implementieren, um isolierte Lösungen für einzelne Regulierungen zu vermeiden.