Per gestire le forniture ai negozi degli aeroporti occorre un sistema capace di integrare numerosi processi

Fondata nel 1958, International Duty Free gestisce una catena di negozi negli aeroporti belgi di Zaventem e Charleroi. Il suo centro operativo si trova presso l’aeroporto di Zaventem, dal quale sono distribuite le merci destinate ai negozi. A Gennaio 2009, la società ha adottato un sistema di prelievo vocale per l’evasione degli ordini al fine di facilitare e velocizzare la preparazione e la distribuzione di migliaia di articoli. Per implementare questo sistema, International Duty Free si è rivolta a Zetes Belgium.

La genesi del progetto

Il team logistico di International Duty Free gestisce tutti i processi della supply chain, dal ricevimento delle merci alla loro esposizione sugli scaffali dei negozi degli aeroporti. “A Ottobre del 2007, abbiamo deciso di sostituire completamente il vecchio sistema di gestione di International Duty Free con SAP. Il nuovo sistema doveva essere operativo entro Gennaio 2009 e, per favorire la transizione, è stato creato un team di progetto ad Aprile del 2008,” spiega Geert De Belie, Capo della logistica, responsabile dell’intero processo logistico di International Duty Free.

Prima di passare al sistema vocale, gli addetti all’evasione degli ordini di International Duty Free utilizzavano PDA dotati di un’interfaccia basata sul vecchio sistema. Il pickerista poteva caricare un ordine e quindi prelevare la quantità di articoli visualizzata sullo schermo. I dati venivano quindi sincronizzati e veniva stampata la bolla di consegna.  Geert De Belie: “Dovevamo aggiornare il sistema PDA con la massima urgenza. Gli schermi (monocromatici e obsoleti) non erano di facile lettura, gli addetti non potevano lavorare con entrambe le mani e alla fine non si riusciva più nemmeno a trovare i pezzi di ricambio. All’epoca stavo già seguendo da vicino gli sviluppo dei sistemi di evasione degli ordini a prelievo vocale. Considerato che avevamo recentemente sostituito l’intero sistema di gestione IT, ho pensato che questa fosse l’opportunità ideale per introdurre in azienda la tecnologia vocale.”

Processi estremamente diversificati

Nella logistica di International Duty Free la difficoltà principale è la grande diversità dei processi. In effetti, articoli quali abbigliamento o profumi richiedono procedure assai diverse rispetto, per esempio, a libri o prodotti freschi. Geert De Belie: “Dovevamo quindi trovare un sistema estremamente flessibile e in grado di gestire un gran numero di processi. Inizialmente volevamo installare un sistema di gestione del magazzino indipendente ma, visti i costi relativi a tre sistemi, senza contare la complessità e i tempi stretti, abbiamo deciso di utilizzare il sistema vocale sul WMS SAP. Questo ci ha permesso di disattivare una delle interfacce.”

Dopo un’analisi approfondita, Zetes ha messo a punto per International Duty Free due applicazioni: una che scannerizza la merce prima della consegna e un’altra senza scanning per il picking degli ordini. Jean-Paul Van Mechelen, Responsabile Progetti di Zetes: “Naturalmente, per poter prelevare le merci, queste devono trovarsi nel posto giusto. A questo proposito abbiamo messo a punto un’operazione RF che utilizza lo scanner per la disposizione degli articoli in magazzino. Parallelamente, è stato installato il sistema vocale per il prelievo degli articoli. La soluzione per la disposizione delle merci in stock grazie all’uso di uno scanner RF e quella di prelievo vocale delle merci, sono i capisaldi del sistema utilizzato presso International Duty Free. Abbiamo sviluppato anche diverse applicazioni addizionali, come il bin-to-bin che permette di spostare gli articoli all’interno del magazzino, nonché un’applicazione che consente l’accesso agli stock.”

Pick-and-Pack (Prelievo e Imballaggio)

Il prelievo di libri e capi di abbigliamento presenta un problema particolare.  Viene assegnato un numero specifico ad ogni  articolo in magazzino, ma nel caso dei capi di abbigliamento un articolo può avere caratteristiche diverse, per esempio il colore e/o la taglia. Questo significa che un articolo può avere numeri di smistamento diversi, basati sul colore o la taglia. Anche i libri hanno un sistema di smistamento ad hoc. Best-seller a parte, molti titoli entrano una sola volta, passano non più di due o tre settimane in una determinata postazione e vengono poi sostituiti con altri titoli. Può quindi accadere che diversi titoli siano localizzati nella stessa postazione. Per risolvere questo problema, la persona che evade gli ordini può chiedere al sistema il titolo esatto da selezionare. Per i capi di abbigliamento e i libri, la preparazione è assistita anche dallo scanning di codici a barre. Lo scanner e le cuffie comunicano con l’hardware via Bluetooth.

Un’altra caratteristica specifica della logistica di International Duty Free è il processo Pick-and-Pack, grazie al quale è possibile prelevare merci e collocarle direttamente in contenitori di plastica. Per il trasporto, questi contenitori sono a loro volta collocati su carrelli, uno per ciascun negozio. Carrelli e recipienti ricevono un numero unico mediante comando vocale (Handling Units).  Una volta pieni, i carrelli vengono immediatamente caricati sui camion che fanno costantemente la spola fra il magazzino International Duty Free e l’aeroporto di Zaventem. La tracciabilità degli articoli nei negozi è dunque molto più semplice, grazie all’identificazione unica dei contenitori.

La soluzione in pillole

I capisaldi del sistema

  • Soluzione vocale per il picking degli ordini
  • Soluzione vocale abbinata a lettura di barcode per articoli particolari
  • Lettura di barcode per il put-away

Applicazioni extra

  • Bin-to-bin per movimentare lo stock nel magazzino
  • Inventario del giacente (Stock inventory)
  • Pick & pack per il picking degli ordini

Integrazione con SAP 

Benefici

  • Tracciabilità perfezionata
  • Migliore ergonomia per gli utenti
  • Facilità di gestione di articoli particolari (libri, vestiti) nella fase di picking degli ordini
  • Preparazione degli ordini più veloce e semplice
  • Semplificazione delle operazioni 

Flessibilità e professionalità

Geert De Belie: “Una cosa che mi ha davvero stupito è stata la rapidità con la quale Zetes ha implementato l’applicazione vocale nella nostra azienda. L’analisi, infatti, era iniziata solo nel mese di Agosto 2008, e l’applicazione era pronta per essere testata già a metà Novembre. Dopo l’avvio della produzione, il 1° Gennaio, abbiamo registrato alcuni problemi iniziali, subito risolti. Attualmente stiamo ancora avendo delle difficoltà dovute a SAP: in effetti siamo ancora alla ricerca della corretta configurazione per una ‘collaborazione’ ottimale con il voice client. Gli addetti alla preparazione degli ordini sono più che soddisfatti. Infatti, adesso possono lavorare con entrambe le mani, molto più comodamente rispetto a quando lavoravano con i terminali portatili. Devo inoltre aggiungere che apprezzo davvero la flessibilità, la professionalità e la disponibilità di Zetes. E se teniamo conto della molteplicità dei processi nella nostra azienda, la rapidità e l’accuratezza di Zetes sono ancora più sorprendenti.”