247TailorSteel digitaliseert vrachtbrief en proof of delivery met ZetesChronos

247TailorSteel heeft ZetesChronos geïmplementeerd om de betrouwbaarheid en traceerbaarheid van alle leveringen aan klanten te verbeteren. Dit snelgroeiende metaalbewerkingsbedrijf levert dagelijks honderden pallets met op maat geproduceerde metalen platen, buizen, profielen en kantdelen aan klanten in steeds meer Europese landen. Alle bestellingen worden merendeels door eigen chauffeurs met eigen vrachtwagens en enkele externe transporteurs bij de klanten afgeleverd. 247TailorSteel onderscheidt zich in de metaalsector door het grootste machinepark voor metaalbewerking op maat te combineren met vergaande digitalisering en automatisering van alle bedrijfsprocessen.

Inzicht en traceerbaarheid van alle leveringen aan klanten verbeteren

247TailorSteel is in 18 jaar uitgegroeid tot de marktleider in Nederland en toonaangevend in Europa op het gebied van op maat gesneden metalen platen, buizen, profielen en kantdelen. Vanuit zes vestigingen in Nederland, België en Duitsland met een oppervlakte van 185.000 m2, levert deze metaalbewerker met bijna 1000 medewerkers op maat geproduceerde metaalproducten. “Alleen al vanuit ons hoofdkantoor hier in Varsseveld worden er elke dag zo’n 250 pallets van verschillende afmetingen bij klanten afgeleverd”, vertelt Leon Stolk, logistics planner van 247TailorSteel. 

“Tot begin dit jaar werkten wij op de expeditie nog met papieren vrachtbrieven, terwijl ons gehele bedrijf in vergaande mate gedigitaliseerd en geautomatiseerd is. Omdat wij vrachtbrieven minimaal vijf jaar bewaren, groeide onze logistieke papierwinkel gestaag en kostte het ons regelmatig uren aan tijd om bij vragen van klanten de benodigde vrachtbrieven terug te vinden”. Als oplossing hiervoor is 247TailorSteel op zoek gegaan naar proof of delivery software (ePOD), die zowel het inzicht in alle leveringen aan klanten als de traceerbaarheid ervan kon verbeteren.”

Functionaliteit, integratie, kennis en ervaring

247TailorSteel heeft de meeste automatiserings- en digitaliseringsoplossingen zelf ontwikkeld. Ze zijn in 2007 zelfs gestart om de voordelen en toegevoegde waarde van zelfontwikkelde CAM-software te benutten. Een andere ontwikkeling is het de online software Sophia®, voor het geautomatiseerd maken van offertes voor klanten en na de bestelling ervan, aansturen van het productieproces. “Wij hebben een IT-afdeling van zo’n 50 medewerkers die ook ons eigen WMS heeft ontwikkeld. Uiteraard was een belangrijk selectiecriterium dat de ePOD-software daarmee integreerde”, aldus Stolk.

“Omdat wij steeds slimmer willen gaan werken, zochten wij een ePOD-oplossing die zowel onze nu benodigde als in de toekomst nog aanvullend te benutten functionaliteit biedt”, vervolgt Stolk. “Zoals ons proces voor de retouremballage. Verder was het belangrijk dat de leverancier ook de PDA’s voor onze chauffeurs kon leveren en over genoeg kennis en ervaring beschikte om in nauwe samenwerking met ons de implementatie van de ePOD-oplossing uit te voeren. Na het vergelijken van verschillende mogelijke leveranciers, hebben wij voor Zetes gekozen.”

“Onze belangrijkste redenen om voor Zetes te kiezen waren de flexibel schaalbare functionaliteit van ZetesChronos en dat zij voorop lopen in ePOD, zegt Stolk. “

Het is een groot internationaal opererend bedrijf, maar met betrokken en makkelijk toegankelijke medewerkers. Wij hadden vanaf het eerste contact al een goede klik met de mensen van Zetes en die relatie is sindsdien alleen maar verbeterd. Zij hebben tijdens de implementatie op een betrokken wijze samengewerkt om onze oplossing succesvol op te leveren en hebben met hun kennis en ervaring echt waarde toegevoegd.”

ZetesChronos voor elektronische proof of delivery

Momenteel registreren een dertigtal chauffeurs van 247TailorSteel met de ZetesChronos app op een Datalogic Memor 35X PDA alle leveringen aan klanten. Deze informatie wordt vervolgens automatisch gedeeld met Sophia®. “Dankzij de ePOD zijn onze kosten nu een factor vier lager dan met de papieren vrachtbrief”, vertelt Stolk. Als gevolg daarvan hebben wij onze investering in ZetesChronos en de PDA’s door uren aan tijdsbesparing op de expeditie in amper een half jaar al terugverdiend. Zo’n korte ROI heb ik nog maar bij weinig IT-projecten gezien.”

Behalve de korte terugverdientijd is de realtime traceerbaarheid van alle vrachtwagens die onderweg zijn naar klanten een belangrijk voordeel voor 247TailorSteel. Dat voorkomt namelijk veel telefoontjes en mails, wat ook tijd bespaart en bijdraagt aan het verhogen van de klanttevredenheid. Binnenkort gaan ze ZetesChronos ook gebruiken voor de registratie van alle retouremballage en het digitaliseren van de leverbon bij de eigen afhaalbalies. “Bij de retouremballage kunnen we dan een handtekening digitaal vastleggen en een verduidelijkende foto maken”, zegt Stolk.

Inmiddels werken alle chauffeurs van 247TailorSteel in Varsseveld met de nieuwe ePOD-oplossing. “Omdat ZetesChronos makkelijk te gebruiken is en het dagelijks werk van de chauffeurs vereenvoudigt, is de acceptatiegraad hoog. Als laatste stap willen wij alle beschikbare track&trace data van leveringen nog gaan ontsluiten via onze Sophia® bestelomgeving. Daarmee creëren wij dan voor onze klanten een steeds completer en slimmer zelfservicesysteem”, concludeert Stolk.