Biomnis Ireland abandonne le support papier au profit d'une solution de traçabilité automatisée pour le transport des échantillons destinés à une analyse pathologique. Ainsi, la traçabilité en temps réel et la preuve de livraison électronique des échantillons prélevés sur les patients peuvent être garanties tout au long du transport vers le laboratoire.

Biomnis est le principal laboratoire indépendant d'analyses médicales en Irlande. Il compte 500 clients des secteurs public et privé dans tout le pays. Installé à Dublin, Biomnis offre des services d'analyses certifiés ISO 15189 dans tous les domaines de la pathologie médicale. Le laboratoire a récemment déployé la solution de preuve de livraison ZetesChronos — rebaptisée « BioTrak » en interne — pour garantir une traçabilité en ligne en temps réel et encore mieux satisfaire ses clients. La solution présente d'autres avantages, notamment une facturation optimisée, le respect des exigences de traçabilité de l'ONU et le traitement accéléré des demandes des clients.

Abandon du support papier au profit d'un système de suivi numérique

Jusque-là, Biomnis utilisait un système manuel, à la fois simple et efficace, pour le suivi des livraisons. Des bordereaux à trois feuillets comportant un même numéro unique étaient mis à jour et transférés manuellement tout au long du transport des prélèvements, et chaque intervenant conservait un feuillet comme preuve de livraison . Mais l'administration et l'enregistrement des bordereaux étaient tellement fastidieux que Biomnis a décidé de modifier radicalement le système manuel en le transposant au format électronique. Cette mise à niveau avait pour principal objectif de garantir une traçabilité en ligne en temps réel .

Des fonctionnalités adaptées au transport d'échantillons médicaux

Après avoir passé en revue les offres disponibles sur le marché, Biomnis a opté pour Zetes, un partenaire idéal qui collaborait déjà avec d'autres spécialistes du transport de prélèvements destinés à une analyse pathologique. Le choix de Zetes se justifiait aussi par l'excellente réputation que ce dernier avait bâtie en proposant une solution de preuve de livraison robuste à l'opérateur postal national, AnPost, et à DPD.

« Nous avons examiné les propositions d'autres fournisseurs mais avons acquis la conviction que Zetes était le plus compétent et le plus expérimenté dans notre secteur » explique David Norris, directeur des opérations chez Biomnis. En outre, ZetesChronos répondait à toutes les exigences posées par les clients de Biomnis, notamment la conformité aux réglementations en matière de transport des marchandises dangereuses et le respect de la confidentialité des données de patients . « Aucune des propositions similaires d'autres fournisseurs n'était à ce point adaptée à nos activités et n'offrait autant de fonctionnalités » , ajoute David Norris.

Un processus totalement automatisé

Simple et efficace, le processus commence par l'enregistrement du colis à livrer et l'apposition d'une étiquette mentionnant un code à barres unique. Au moment de l'enlèvement, le chauffeur scanne ce code à barres à l'aide d'un dispositif mobile Honeywell CN51 pour indiquer que le colis est enlevé et que la livraison est en cours. Le code à barres est scanné successivement à chaque étape du processus de livraison. Les informations sont envoyées au système en temps réel et sont disponibles en ligne, permettant au client de vérifier à tout moment le statut de la livraison . A la remise du colis, le chauffeur scanne le code à barres et demande au destinataire d'apposer sa signature pour confirmer la bonne exécution de la livraison.

Traçabilité pendant le transfert des échantillons

Certaines modifications ont été apportées à la solution ZetesChronos standard pour que celle-ci prenne en charge le stockage des échantillons pendant la nuit et offre une traçabilité des divers intermédiaires se relayant dans le processus de transfert. Cette dernière fonctionnalité est utilisée lorsque des échantillons sont échangés entre les chauffeurs Biomnis (chacun étant responsable d'une zone de livraison définie) à des points de dépôt et de collecte spécifiés. Biomnis parvient ainsi à garantir la rentabilité de ses services à l'échelle nationale, en affectant des chauffeurs à chaque zone géographique, et à maintenir un haut niveau de qualité et de sécurité des échantillons.

Avantages

Grande souplesse dans la prise de commande et l'exécution des enlèvements/livraisons

Les premières réactions des clients sont positives. Tous sont impressionnés par la convivialité du nouveau système de réservation en ligne, ainsi que par la traçabilité automatique et la rapidité des enlèvements.

Conformité aux réglementations de l'ONU

Le système permet à Biomnis de transporter des substances infectieuses et des lots contenant des agents pathogènes, classifiés dans le cadre de la législation de l'ONU, en produisant automatiquement des bons de livraison comme l'exige l'Accord européen relatif au transport international des marchandises dangereuses par route (ADR).

Distribution avec contrôle de la température

ZetesChronos fournit des instructions automatiques aux chauffeurs quant aux ajustements de température à apporter au colis en cours de transport. 

Plus d'ergonomie

David Norris : « Les collaborateurs au sein des équipes d'administration et de gestion de Biomnis ont également réagi très positivement. Ils estiment que ZetesChronos est bien plus facile à utiliser que l'ancien système de bordereaux papier peu pratique. »

Biomnis utilise actuellement ZetesChronos pour surveiller des indicateurs KPI tels que la précision et la ponctualité des livraisons, ou encore les volumes de livraisons quotidiennes.

« ZetesChronos a très vite conquis nos clients. En outre, nous sommes très impressionnés par la détermination et l'attitude positive de Zetes en tant que partenaire technologique » , conclut David Norris.